SPO_T031 Técnicas para Conducir una Retrospectiva

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Técnicas para Conducir una Retrospectiva.

  • El barco de vela (The sailboat)

La retrospectiva del barco de vela es una de las técnicas de visualización favoritas. El origen de esta técnica se remonta a Luke Hohmann, quien la presentó como uno de los juegos de innovación en su libro «Innovation Games». Hay muchos templates para esta técnica del barco de vela, pero la que más se suele usar es la que contiene los siguientes elementos:

    • El barco de vela con su vela henchida por el viento: el barco de vela significa el equipo y las velas henchidas o el viento a favor indican las fortalezas del mismo.
    • Un ancla que lo sujeta al fondo marino: el ancla simboliza las debilidades internas del equipo o los hándicaps del mismo.
    • Una isla en lontananza como destino: la isla es la tierra prometida, el escenario ideal, allí donde el equipo se encuentra realizado, entrega todo a tiempo, el cliente está encantado con su trabajo, etc
    • Unas rocas que se interponen en su camino: estas son las amenazas o riesgos externos al equipo que complican su viaje hacia la isla paradisiaca.
    • Y un maravilloso sol brillando en el cielo (opcional): el sol si queremos usarlo, indica aquellos elementos externos al equipo que le ayudan a sentirse mejor y focalizarse en su trabajo. No es un elemento habitual, pero cumple su objetivo.

La mecánica es muy simple.

      1. En una hoja o superficie de gran tamaño ( A2 mínimo ) se dibuja o se imprime un template como el arriba descrito. Se añade el sol, si vamos a hacer uso de ese escenario.
      2. Los participantes en grupo mejor que individualmente, mediante post-its, ponen al menos uno en cada una de las áreas.
      3. Se debaten en grupo, se realizan agrupaciones o fusiones de los existentes.
      4. Se priorizan dando un número de puntos a cada integrante del equipo y que este reparta entre todos los elementos identificados.
      5. Se compara el escenario con el de la anterior retrospectiva para ver el avance del equipo.
      6. Se identifican los puntos de mejora para el siguiente Sprint.
      7. Se establece el plan para el siguiente Sprint
      8. Se conserva una imagen del escenario para tomarlo como entrada para la siguiente retrospectiva.
  • Las 4L Technique

Quizá esta sea una de las técnicas más simples y usadas en las retrospectivas. Las 4L, se refieren a la letra L por la que comienzan cuatro palabras en inglés: liked, learned, lacked, longed for, es decir ‘me ha gustado’, ‘he aprendido’, ‘deberíamos hacer mejor’ y ‘he echado de menos’

    • Likedcosas que realmente te han gustado.
    • Learned: cosas que has aprendido.
    • Lacked: cosas que el equipo ha hecho, pero que consideras que se pueden o se deben hacer mejor.
    • Longed for: algo que te gustaría o desearías que se hubiera hecho

La dinámica es sencilla:

      1. Los participantes mediante post-its ponen al menos uno en cada una de las áreas.
      2. Se debaten en grupo.
      3. Se votan.
      4. Se compara el escenario con el de la anterior retrospectiva para ver el avance del equipo.
      5. Se identifican los puntos de mejora para el siguiente Sprint.
      6. Se establece el plan para el siguiente Sprint.
      7. Se conserva una imagen del escenario para tomarlo como entrada para la siguiente retrospectiva.
  • La Estrella de Mar (Starfish)

Esta técnica es ideal para captar un gran volumen de información del equipo y fomentar el pensamiento en torno a los comportamientos puestos en práctica y su comparación con el valor obtenido por el equipo. Ayuda a los miembros del equipo a comprender el valor que cada uno de ellos obtiene de tales prácticas.

La estrella de mar divide un área o tablero en cinco partes:

      1. Comenzar a hacer +actividades o ideas que el equipo quiere llevar a la ejecución del siguiente Sprint.
      2. Parar de hacer –actividades o ideas que el equipo quiere erradicar o minimizar en el siguiente Sprint.
      3. Hacer más >: actividades o ideas en las que el equipo se tiene que focalizar y realizar más a menudo en el siguiente Sprint.
      4. Hacer menos <actividades que no aportan valor al equipo, producto o cliente. Hay que realizarlas en menor medida.
      5. Seguir haciendo =: usualmente actividades que aportan valor o son útiles al equipo durante el Sprint y el equipo quiere mantenerlas.

La mecánica es sencilla:

      1. En una hoja o superficie de gran tamaño ( A2 mínimo ) se dibuja o se imprime un template como el arriba descrito.
      2. Los participantes individualmente, mediante post-its, ponen al menos uno en cada una de las áreas.
      3. Se debaten en grupo, se realizan agrupaciones o fusiones de los existentes.
      4. Se priorizan dando un número de puntos a cada integrante del equipo y que este reparta entre todos los elementos identificados.
      5. Se compara el escenario con el de la anterior retrospectiva para ver el avance del equipo.
      6. Se identifican los puntos de mejora para el siguiente Sprint.
      7. Se establece el plan para el siguiente Sprint.
      8. Se conserva una imagen del escenario para tomarlo como entrada para la siguiente retrospectiva.
  • Mad-Sad-Glad (Molestó, Entristeció, Enorgulleció)

Mad Sad Glad es una técnica para examinar las emociones de los miembros de su equipo y alentarlos a pensar en cómo se sienten. Puede usar la retrospectiva para resaltar los sentimientos positivos que su equipo podría tener después de un Sprint, pero también para subrayar las inquietudes o preguntas que puedan tener en el futuro.

    • Molesto: cosas que fueron muy frustrantes o que lo enojaron con el proceso o el trabajo;
    • Triste: Cosas que fueron decepcionantes o que agotaron la energía;
    • Orgulloso: cosas que te hicieron feliz o te energizaron.

Mecánica:

El facilitador debe dar a todos entre 30 y 60 minutos para pensar cómo se sintieron con respecto al sprint anterior. Luego, dé tiempo a los encuestados para evaluar sus sentimientos y escriba los aspectos más destacados en la plantilla Mad Sad Glad. ¿Hubo partes del Sprint que los dejaron enojados? ¿Decepcionado? ¿O satisfecho? Cuando el equipo termine de escribir, reúna a todos para discutir. El facilitador puede hacer preguntas de seguimiento y tomar notas durante todo el proceso.

  • Start-Stop-Continue (Iniciar, Detener, Continuar).

Iniciar, Detener, Continuar ayuda a los equipos a realizar una retrospectiva y comenzar a buscar acciones específicas que deben comenzar, detener y continuar realizando. Junto con sus colaboradores, puede acordar los pasos más importantes para ser más productivo y exitoso, estableciendo puntos de acción al final de la sesión.

La plantilla Iniciar, Detener, Continuar tiene un formato sencillo y contiene tres bloques en los que agregará:

1. Iniciar: ¿Qué debería empezar a hacer?.

Estas son actividades y comportamientos para mejorar sus procesos, reducir el desperdicio e impactar positivamente la forma en que funciona su equipo. Piense en los elementos técnicos y de comportamiento que podrían caer en esta categoría.

¿Qué herramientas deberías empezar a usar? ¿Hay algún estilo de comunicación que podría funcionar mejor para su equipo?

2. Detener: ¿Qué debe dejar de hacer?

Estas actividades y comportamientos son ineficientes, derrochadores o tienen un impacto negativo en la forma en que funciona su equipo. Una vez más, es importante tener en cuenta los elementos técnicos y de comportamiento.

¿Su equipo está usando una herramienta que no funciona para usted? ¿Hay un estilo de reunión o un método de comunicación que no está funcionando?

3. Continuar: ¿Qué debe seguir haciendo?

Estas son actividades y comportamientos que ha probado y le han gustado, pero que aún no forman parte de sus procesos principales. Haga un balance de las herramientas y los métodos con los que ha experimentado desde el último ciclo de revisión.

¿Qué te gustaría continuar?

Mecánica:

Para ejecutar la retrospectiva, cree un tablero Iniciar, Detener, Continuar. Comience la sesión pidiendo a los miembros que hagan una lluvia de ideas sobre los tres aspectos de la retroalimentación y configure un cronómetro. Después de que todos hayan agregado sus ideas y pensamientos, comience a agrupar las notas adhesivas y discuta temas comunes. Al final, escriba puntos procesables y haga un seguimiento de los cambios y comportamientos para rastrear la mejora.