ITILF_T030 7. Optimice y automatice

7. Optimice y automatice.

El principio “Optimizar y Automatizar” se centra en optimizar el trabajo realizado por sus recursos humanos y técnicos. Para lograr esto, las organizaciones deben automatizar el trabajo en la medida posible que requiera una intervención humana mínima.

La optimización ayuda a las organizaciones a maximizar el valor del trabajo. Les ayuda a eliminar acciones derrochadoras y repetitivas utilizando la tecnología adecuada. Sin embargo, tener una visión holística de cómo funcionan las diversas partes de una organización es esencial.

• Las organizaciones deben maximizar el valor del trabajo realizado por sus recursos humanos y técnicos. El modelo de cuatro dimensiones proporciona una visión holística de las diversas restricciones, tipos de recursos y otras áreas que deben considerarse al diseñar, administrar u operar una organización.
• La tecnología puede ayudar a las organizaciones a escalar y asumir tareas frecuentes y repetitivas, permitiendo que los recursos humanos se utilicen para la toma de decisiones más complejas.
• Sin embargo, no siempre se debe confiar en la tecnología sin la capacidad de intervención humana y adoptar valor, ya que la automatización por el bien de la automatización puede aumentar los costos y reducir la solidez y la resiliencia de la organización.

La optimización significa hacer que algo sea tan efectivo y útil como sea necesario. Antes de que una actividad pueda automatizarse efectivamente, debe optimizarse en cualquier grado posible y razonable. Es esencial que se establezcan límites en la optimización de servicios y prácticas, ya que existen dentro de un conjunto de restricciones que pueden incluir limitaciones financieras, requisitos de cumplimiento, limitaciones de tiempo y disponibilidad de recursos.

• Las organizaciones deben considerar las siguientes recomendaciones cuando planifican optimizar el valor del trabajo a través de la automatización.
  • El camino hacia la optimización.
    • No importa las prácticas que siga una organización. El camino hacia la optimización es el mismo.
  • Utilizando automatización.
    • La automatización generalmente se refiere al uso de la tecnología para realizar un paso o una serie de pasos de manera correcta y consistente con intervención humana limitada o nula.

El camino hacia la optimización.

Hay muchas formas en que se pueden optimizar las prácticas y los servicios. Los conceptos y prácticas descritos en ITIL ®, particularmente las prácticas de mejora continua, y la medición y presentación de informes, son esenciales para este esfuerzo. Las prácticas específicas que utiliza una organización para mejorar y optimizar el rendimiento pueden basarse en la orientación de ITIL ®, Lean, DevOps, Kanban y otras fuentes.

Usando automatización.

La automatización generalmente se refiere al uso de la tecnología para realizar un paso o una serie de pasos de manera correcta y consistente con intervención humana limitada o nula. Por ejemplo, en las organizaciones que adoptan una implementación continua, se refiere a la liberación automática y continua de código desde el desarrollo hasta la vida y, a menudo, se realizan pruebas automáticas en cada entorno. Sin embargo, en su forma más simple, la automatización también podría significar la estandarización y la racionalización de las tareas manuales, como la definición de las reglas de parte de un proceso para permitir que las decisiones se tomen “automáticamente”. La eficiencia se puede aumentar considerablemente al reducir la necesidad de la participación humana para detener y evaluar cada parte de un proceso.

Se pueden encontrar oportunidades de automatización en toda la organización. Buscar oportunidades para automatizar tareas estándar y repetitivas puede ayudar a ahorrar los costos de la organización, reducir los errores humanos y mejorar la experiencia de los empleados.

• Independientemente de las prácticas que siga una organización, el camino a la optimización consiste en los siguientes pasos:

1. Comprender y acordar el contexto en el que existe la optimización propuesta.
2. Evaluar el estado actual de la optimización propuesta.
3. Acuerde cuál debería ser el estado futuro y las prioridades de la organización, centrándose en la simplificación y el valor.
4. Asegúrese de que la optimización tenga el nivel adecuado de participación y compromiso de los interesados.
5. Ejecute las mejoras de forma iterativa.
6. Monitorear continuamente el impacto de la optimización.

Independientemente de las técnicas específicas, el camino hacia la optimización sigue estos pasos de alto nivel:

Comprender y acordar el contexto en el que existe la optimización propuesta. Esto incluye acordar la visión general y los objetivos de la organización.

Evaluar el estado actual de la optimización propuesta. Esto ayudará a comprender dónde se puede mejorar y qué oportunidades de mejora pueden producir el mayor impacto positivo.

Acuerde cuál debería ser el estado futuro y las prioridades de la organización, centrándose en la simplificación y el valor. Por lo general, esto también incluye la estandarización de prácticas y servicios, lo que facilitará la automatización u optimización adicional en un momento posterior.

Asegúrese de que la optimización tenga el nivel adecuado de participación y compromiso de los interesados.

Ejecute las mejoras de forma iterativa. Use métricas y otros comentarios para verificar el progreso, mantenerse en el camino y ajustar el enfoque de la optimización según sea necesario.

Monitorear continuamente el impacto de la optimización. Esto ayudará a identificar oportunidades para mejorar los métodos de trabajo.

• Se pueden encontrar oportunidades de automatización en toda la organización.
• Beneficios de Automatizar:
  • Ahorro en costos.
  • Reducción del error humano.
  • Mejora en la experiencia del empleado.

Aplicando el principio – Optimice y automatice.

Utilice la siguiente lista de verificación para aplicar el principio “Optimizar y automatizar“.

• Los siguientes puntos explican por qué es necesario responder a las diversas preguntas que incluye la lista de verificación:
  • Simplifique y/u optimice antes de automatizar.
  • Defina sus métricas.
  • Use los otros principios guía al aplicar este principio.

Simplifique y/u optimice antes de automatizar. Intentar automatizar algo que es complejo o subóptimo probablemente no logre el resultado deseado. Tómese el tiempo para mapear los procesos estándar y repetitivos en la medida de lo posible y simplifique donde pueda (optimizar). Desde allí puede comenzar a automatizar.

Defina sus métricas. El resultado previsto y real de la optimización debe evaluarse utilizando un conjunto apropiado de métricas. Use las mismas métricas para definir la línea de base y medir los logros. Asegúrese de que las métricas estén basadas en resultados y centradas en el valor.

Use los otros principios rectores cuando aplique este. Los principios rectores están vinculados entre sí. Por lo tanto, siempre tenga en cuenta los otros principios rectores durante la optimización y la automatización:

• Progreso iterativo con retroalimentación. La optimización iterativa y la automatización harán que el progreso sea visible y aumentarán la aceptación de las partes interesadas para futuras iteraciones.
• Manténgalo simple y práctico. Es posible que algo sea simple, pero no optimizado, así que use estos dos principios juntos al seleccionar mejoras.
• Centrarse en el valor. La selección de qué optimizar y automatizar y cómo hacerlo debe basarse en lo que creará el mejor valor para la organización.
• Comience donde está. La tecnología ya disponible en la organización puede tener características y funcionalidades que actualmente están sin explotar o subutilizadas. Aproveche lo que ya existe para implementar oportunidades de optimización y automatización de forma rápida y económica.