ITILF_T029 6. Manténgalo simple y práctico

6. Manténgalo simple y práctico.

• Utilice siempre el número mínimo de pasos para lograr un objetivo. El pensamiento basado en resultados debe usarse para producir soluciones prácticas que brinden resultados valiosos. Si un proceso, servicio, acción o métrica no proporciona valor o no produce un resultado útil, elimínelo. Aunque este principio puede parecer obvio, con frecuencia se ignora, lo que resulta en métodos de trabajo demasiado complejos que rara vez maximizan los resultados o minimizan los costos.
• Si un proceso, servicio, acción o métrica no puede proporcionar valor o producir un resultado útil, elimínelo. En un proceso o procedimiento, use el número mínimo de pasos necesarios para lograr los objetivos. Utilice siempre el pensamiento basado en resultados para producir soluciones prácticas que brinden resultados.

Tratar de proporcionar una solución para cada excepción a menudo conducirá a una complicación excesiva. Al crear un proceso o un servicio, los diseñadores deben pensar en las excepciones, pero no pueden abarcarlas todas. En cambio, se deben diseñar reglas que puedan usarse para manejar excepciones en general.

• Las organizaciones deben considerar las siguientes recomendaciones cuando planean simplificar un sistema.
  • Evaluar y decidir qué mantener.
    • Al analizar una práctica, proceso, servicio, métrica u otro objetivo de mejora, siempre hay que preguntarse si contribuye a la creación de valor.
    • Es mejor empezar con un enfoque simple y después ir agregando controles, actividades o métricas (Mantenerlo simple y práctico).
  • Objetivos en conflicto.
    • Al diseñar, administrar u operar prácticas, tenga en cuenta los objetivos en conflicto.
    • La organización debe acordar un equilibrio entre sus objetivos que están compitiendo.

Evaluar que mantener.

Al diseñar o mejorar la gestión de servicios, es mejor comenzar con un enfoque sencillo y luego agregar controles, actividades o métricas con cuidado cuando se ve que realmente son necesarias.

Es fundamental para mantener la gestión de servicios simple y práctica es entender exactamente cómo algo contribuye a la creación de valor. Por ejemplo, el personal operativo involucrado puede percibir un paso en un proceso como una pérdida de tiempo. Sin embargo, desde una perspectiva corporativa, el mismo paso puede ser importante para el cumplimiento normativo y, por lo tanto, valioso de manera indirecta, pero importante. Es necesario establecer y comunicar una visión holística del trabajo de la organización para que los equipos o grupos individuales puedan pensar de manera integral acerca de cómo su trabajo está siendo influenciado y, a su vez, influye en otros.

Evitar objetivos en conflicto.

Al diseñar, administrar u operar prácticas, tenga en cuenta los objetivos en conflicto. Por ejemplo, la administración de una organización puede querer recopilar una gran cantidad de datos para tomar decisiones, mientras que las personas que deben hacer el mantenimiento de registros pueden querer un proceso más simple que no requiera tanta entrada de datos. Mediante la aplicación de este y otros principios rectores, la organización debe acordar un equilibrio entre sus objetivos competitivos. En este ejemplo, esto podría significar que los servicios solo deberían generar datos que realmente aporten valor al proceso de toma de decisiones, y el mantenimiento de registros debería simplificarse y automatizarse siempre que sea posible para maximizar el valor y reducir el trabajo que no agrega valor.

Aplicando el principio – Manténgalo simple y práctico.

Use la siguiente lista de verificación para aplicar el principio “Manténgalo simple y práctico“.

• Para aplicar este principio con éxito, considere este consejo:
  • Asegurar el valor.
  • Simplicidad es la máxima sofisticación.
  • Haz menos cosas, pero hacerlas mejor.
  • Respete el tiempo de las personas involucradas.
  • Más fácil de entender, más probable de adoptar.
  • La simplicidad es la mejor ruta para lograr victorias rápidas (quick wins).

Los siguientes puntos explican por qué es necesario responder a las diversas preguntas que incluye la lista de verificación:

Asegurar valor. Hacer un análisis adecuado para garantizar que cada actividad contribuya a la creación de valor es esencial para tener un producto o servicio sencillo y basado en resultados.

Simplicidad es la máxima sofisticación. Puede parecer más difícil de simplificar, pero a menudo es más efectivo. Simplificar el proceso al máximo es fundamental para lograr la simplicidad. Es bastante difícil simplificar todo, pero es la forma más eficaz de desarrollar el resultado deseado.

Haga menos cosas, pero hágalas mejor. Haga menos cosas, pero hágalas mejor: Minimizar las actividades para incluir solo los pasos o acciones necesarios que crean valor para las partes interesadas es esencial para mejorar la calidad. Concéntrese siempre en hacer o entregar un trabajo de calidad en lugar de grandes cantidades.

Respete el tiempo de las personas involucradas. Un proceso que es demasiado complicado y burocrático es un mal uso del tiempo de las personas involucradas.

Más fácil de entender, más probable de adoptar. Siempre que desee que las personas adopten una práctica, asegúrese de que sea fácil de entender para que puedan seguirlo sin ninguna dificultad.

La simplicidad es la mejor ruta para lograr victorias rápidas. Ya sea en un proyecto o al mejorar las actividades de operaciones diarias, las ganancias rápidas permiten a las organizaciones demostrar el progreso y gestionar las expectativas de los interesados. Trabajar de forma iterativa con comentarios generará rápidamente un valor incremental a intervalos regulares.