ITILF_T026 3. Progrese de forma iterativa con retroalimentación

3. Progrese de forma iterativa con retroalimentación.

El principio “Progresa de forma iterativa con retroalimentación” se enfoca en evitar todo de una vez y recopilar la retroalimentación oportuna. Para lograr esto, dividir el trabajo en componentes más pequeños y manejables es esencial para lograr iterativamente la iniciativa.

• Resista la tentación de hacer todo de una vez. Incluso las grandes iniciativas deben llevarse a cabo de forma iterativa. Al organizar el trabajo en secciones más pequeñas y manejables que se pueden ejecutar y completar de manera oportuna, el enfoque en cada esfuerzo será más preciso y fácil de mantener.
• Las iniciativas o programas, compuestos por iteraciones, deben ser continuamente reevaluadas y revisadas para no perder valor a través de los canales y métodos de retroalimentación definidos para asegurar que el estatus de la iniciativa y el progreso sean entendidos adecuadamente. Organizar el trabajo de tal manera ayuda en la entrega oportuna, teniendo un enfoque más nítido en cada esfuerzo y un fácil mantenimiento. Sin embargo, siga reevaluando la iniciativa general con el progreso para garantizar el enfoque en el valor y reflejar los cambios en las circunstancias, si los hubiera.
• Las iteraciones pueden ser secuenciales o simultaneas, deben ser manejables y gestionadas para asegurar resultados tangibles (MVP). Deben ayudar a recopilar retroalimentación lo antes posible. Obtener la retroalimentación antes, a lo largo y después de cada iteración garantiza que todo progrese según las expectativas, y el enfoque está en el valor.

No intente hacer todo de una vez. Incluso las grandes iniciativas deben llevarse a cabo de forma iterativa. Al organizar el trabajo en secciones más pequeñas y manejables que se pueden ejecutar y completar de manera oportuna, es más fácil mantener un enfoque más preciso en cada esfuerzo.

Las iteraciones de mejora pueden ser secuenciales o simultáneas, según los requisitos de la mejora y los recursos disponibles. Cada iteración individual debe ser manejable y administrada, asegurando que los resultados tangibles sean devueltos de manera oportuna y construidos para crear una mejora adicional.

Una iniciativa o programa de mejora importante puede organizarse en varias iniciativas de mejora significativas, y cada una de ellas puede, a su vez, comprender esfuerzos de mejora más pequeños. La iniciativa o programa general, así como las iteraciones de sus componentes, deben ser continuamente reevaluados y potencialmente revisados para reflejar cualquier cambio en las circunstancias y garantizar que no se pierda el enfoque en el valor. Esta reevaluación debe hacer uso de una amplia gama de canales y métodos de retroalimentación para asegurar que el estado de la iniciativa y su progreso se entiendan adecuadamente.

Recomendaciones para las iniciativas de mejora:

• El rol de la retroalimentación.
  • Al llevar a cabo una iteración las circunstancias pueden cambiar y surgir nuevas prioridades. Estos requisitos pueden conducir a varias modificaciones e incluso pueden eliminar la necesidad de tener esa iteración. Para evitar tales situaciones, siempre busque retroalimentación antes, durante y después de cada iteración e incorpórela para garantizar el enfoque en el valor. Las organizaciones utilizan bucles de retroalimentación para hacer frente a los requisitos cambiantes que les ayudan a identificar oportunidades de mejora, riesgos y problemas.
  • Por eso se requiere buscar y utilizar la retroalimentación lo antes posible para que las acciones sean enfocadas y apropiadas, incluso en circunstancias cambiantes.
• Iteración y retroalimentación en conjunto.
  • Trabajando de forma iterativa y con tiempos definidos y con ciclos de retroalimentación incorporados en el procesos para mayor flexibilidad, respuestas más rápidas, descubrir fallas de forma temprana y mejorar la calidad de servicios y productos.

La importancia de la retroalimentación.

Ya sea que trabaje para mejorar un servicio, grupo de servicios, práctica, proceso, entorno técnico u otro elemento de gestión de servicios, no se produce una iteración de mejora en el vacío. Mientras se realiza la iteración, las circunstancias pueden cambiar y pueden surgir nuevas prioridades, y la necesidad de la iteración puede alterarse o incluso eliminarse. Buscar y usar comentarios antes, durante y después de cada iteración asegurará que las acciones sean enfocadas y apropiadas, incluso en circunstancias cambiantes.

Un ciclo de retroalimentación es un término comúnmente usado para referirse a una situación en la que parte del resultado de una actividad se usa para una nueva entrada. En una organización que funciona bien, los comentarios se recopilan y procesan activamente a lo largo de la cadena de valor. Los mecanismos de retroalimentación bien construidos facilitan la comprensión de:

• Percepción del usuario final y del cliente sobre el valor creado.
• La eficiencia y efectividad de las actividades de la cadena de valor.
• La efectividad de la gobernanza del servicio, así como los controles de gestión.
• Las interfaces entre la organización y su red de socios y proveedores.
• La demanda de productos y servicios.

Una vez recibidos, los comentarios se pueden analizar para identificar oportunidades de mejora, riesgos y problemas.

Iteración y retroalimentación juntos.

Trabajar de manera iterativa en un timeboxed con bucles de retroalimentación integrados en el proceso permite:

• Mayor flexibilidad.
• Respuestas más rápidas a las necesidades del cliente y del negocio.
• La capacidad de descubrir y responder al fracaso antes.
• Mejorar la calidad: Trabajar de forma iterativa con bucles de retroalimentación proporciona una mayor flexibilidad para fallar rápidamente y descubrir los siguientes pasos hacia el éxito. Ayuda a responder a las necesidades del cliente y del negocio de manera efectiva y antes de tiempo.
• Tomar decisiones efectivas: obtener retroalimentación en cada paso ayuda a comprender claramente cuál es la necesidad de realizar una tarea determinada, quién es el cliente, cómo su acción puede afectar los resultados esperados y mucho más. Dicha información permite a las organizaciones tomar decisiones efectivas, satisfacer las necesidades de los clientes y mejorar la CX.

Tener bucles de retroalimentación apropiados entre los participantes de una actividad les permite comprender mejor de dónde proviene su trabajo, a dónde van sus productos y cómo sus acciones y productos afectan los resultados, lo que a su vez les permite tomar mejores decisiones.

Aplicando el principio – Progrese de forma iterativa con retroalimentación.

Utilice la siguiente lista de verificación para aplicar el principio “Progreso de forma iterativa con retroalimentación“.

• Los siguientes puntos explican por qué es necesario responder a las diversas preguntas que incluye la lista de verificación:
  • Comprender el todo, pero hacer algo: Comprender el panorama general y ser responsable es bueno. Sin embargo, exagerar a veces puede conducir a una “parálisis del análisis” que le impide progresar. Recuerde que comprender todo es esencial, pero tome algunas medidas para hacer el proceso significativo también.
  • El ecosistema cambia constantemente, por lo que la retroalimentación es esencial: Buscar retroalimentación en cada paso de todos los niveles es esencial para cumplir con los diferentes requisitos de las circunstancias en constante cambio del ecosistema.
  • Rápido no significa incompleto Cada iteración debe cumplir con los requisitos esenciales para entregar un Producto Mínimo Viable (Mvp) para su éxito. Un MVP refleja el producto final en una forma funcional mínima. Se utiliza para probar si la hipótesis es correcta.