ITILF_T025 2. Comience donde se encuentre

2. Comience donde se encuentre.

El principio “Comience donde se encuentre” se centra en considerar lo que ya está disponible en lugar de comenzar desde cero (o reusabilidad). Para lograr esto, analizar el estado existente es esencial para identificar qué puede ser útil para crear el nuevo valor.

• No comience desde cero sin considerar primero que esta disponible y que se pueda aprovechar (reutilización).
• Evitar la tentación de eliminar lo viejo tanto en métodos como servicios y solo crear algo mejor. Esto puede ser un desperdicio en término de tiempo y servicios valiosos.
• El estado actual debe analizarse y observarse directamente para asegurarse de que se comprende completamente.

Las organizaciones a menudo toman decisiones para eliminar los métodos o servicios antiguos o fallidos para ser mejores y estar actualizados. Sin embargo, no es una decisión inteligente, ya que puede conducir a:

• Eliminar los servicios, procesos, personas y herramientas existentes que podrían desempeñar un papel importante en la entrega del nuevo valor.
• Desarrollar un valor completamente diferente en comparación con el pasado.
• Desperdiciar esfuerzos.

 No comience de nuevo sin considerar primero lo que ya está disponible para aprovechar.

• Cuando una organización decide eliminar los servicios, procesos, personas y herramientas existentes, debe considerar las siguientes recomendaciones:

Evalúa dónde estás.

Los servicios y métodos ya existentes deben medirse y / u observarse directamente para comprender adecuadamente su estado actual y lo que se puede reutilizar de ellos. Las decisiones sobre cómo proceder deben basarse en información lo más precisa posible. Dentro de las organizaciones, con frecuencia existe una discrepancia entre los informes y la realidad. Esto se debe a la dificultad de medir con precisión ciertos datos, o al sesgo o distorsión involuntaria de los datos que se producen a través de los informes. Obtener datos de la fuente ayuda a evitar suposiciones que, si se demuestra que son infundadas, pueden ser desastrosas para los plazos, los presupuestos y la calidad de los resultados.

Los que observan una actividad no deben tener miedo de hacer preguntas que pueden parecer estúpidas. A veces puede ser beneficioso para una persona con poco o ningún conocimiento previo del servicio ser parte de la observación, ya que no tienen ideas preconcebidas del servicio, y pueden detectar cosas que aquellos que están más estrechamente involucrados.

Por lo general, los informes que genera una organización son diferentes de la realidad debido a las siguientes dos razones:

• Medición inexacta de algunos datos
• Sesgo involuntario o distorsión de los datos en los informes

Una vez que los datos requeridos estén en su lugar, comience con la evaluación para:

• Conocer el estado actual de los servicios y métodos.
• Identificar la cantidad de reutilización que puede contribuir a crear el nuevo valor.
• Evite las suposiciones relacionadas con los plazos, los presupuestos y la calidad.

El rol de la medición.

Puede evaluar cualquier cosa solo si puede medirla. El uso de la medición es importante para este principio. Sin embargo, debe usarse para respaldar el análisis de lo que se ha observado en lugar de reemplazarlo, ya que la excesiva dependencia de los análisis e informes de datos puede introducir prejuicios y riesgos involuntariamente en la toma de decisiones. Las organizaciones deben considerar una variedad de técnicas para desarrollar el conocimiento de los entornos en los que trabajan. Aunque es cierto que algunas cosas solo pueden entenderse midiendo su efecto (por ejemplo, fenómenos naturales como el viento), la observación directa siempre debe ser la opción preferida. Con demasiada frecuencia, los datos existentes se utilizan sin tener en cuenta la investigación personal directa.

Cabe señalar que el acto de medir a veces puede afectar los resultados, haciéndolos inexactos. Por ejemplo, si una mesa de servicio sabe que se está monitoreando por el tiempo que pasa en el teléfono, podría enfocarse demasiado en minimizar el compromiso del cliente (lo que conduce a buenos informes), en lugar de ayudar a los usuarios a resolver los problemas a su entera satisfacción. Las personas son muy creativas para encontrar formas de cumplir con las métricas con las que se miden. Por lo tanto, las métricas deben ser significativas y estar directamente relacionadas con el resultado deseado.

Cuando una medida se convierte en un objetivo, deja de ser una buena medida. Ley de Goodhart.

Aplicando el principio – Comience donde se encuentre.

Utilice la siguiente lista de verificación para aplicar el principio “Comience donde usted se encuentre”.

Tener una comprensión adecuada del estado actual de los servicios y métodos es importante para seleccionar qué elementos reutilizar, alterar o desarrollar. Para aplicar este principio con éxito, los siguientes puntos explican por qué es necesario responder a las diversas preguntas que incluye la lista de verificación:

• Mire lo que existe de la manera más objetiva posible, utilizando al cliente, o el resultado deseado, como punto de partida: La pregunta es sobre la recopilación de los datos requeridos de la fuente para estudiar el estado actual de los servicios. Es el punto de partida para entender el nivel de reutilización. Se trata de identificar qué elementos del estado actual tienen medidas contra los criterios establecidos. En otras palabras, ayuda a analizar si los elementos del estado actual son adecuados para el propósito y el uso.

• Cuando se encuentran ejemplos de prácticas o servicios exitosos en el estado actual, determine si se pueden replicar o expandir para alcanzar el estado deseado y de qué manera. Se trata de identificar los servicios, prácticas y procesos que pueden contribuir a crear el nuevo valor. En muchos casos, si no en la mayoría, aprovechar lo que ya existe reducirá la cantidad de trabajo necesario para la transición del estado actual al estado deseado. Debe centrarse en el aprendizaje y la mejora, no solo en la replicación y la expansión.

Ejemplo Riesgos asociados con la reutilización.

• • Impactos negativos en el nuevo servicio debido a las características antiguas del sistema.
  • Funcionamiento inesperado de los nuevos procedimientos.

Información reusabilidad.

• • La reutilización no se limita solo a la duplicación y la expansión, sino que se trata de aprender a mejorar.

Aplica tus habilidades de gestión de riesgos. Existen riesgos asociados con la reutilización de prácticas y procesos existentes, como la continuación de comportamientos antiguos que son perjudiciales para el servicio. También existen riesgos asociados con la implementación de algo nuevo, como que los nuevos procedimientos no se realicen correctamente. Estos deben considerarse como parte del proceso de toma de decisiones, y los riesgos de realizar o no un cambio evaluado para decidir el mejor curso de acción.

Reconozca que a veces no se puede reutilizar nada del estado actual. Independientemente de lo deseable que pueda ser reutilizar, reutilizar y reciclar, o incluso reciclar, habrá momentos en que la única forma de lograr el resultado deseado es comenzar de nuevo por completo. Cabe señalar, sin embargo, que estas situaciones son muy raras.

Para aplicar este principio con éxito, considere este consejo:

• Mire lo que existe de la manera más objetiva posible.
• Cuando se encuentran ejemplos de prácticas o servicios exitosos en el estado actual, determine si se pueden replicar o expandir.
• Aplique sus habilidades de gestión de riesgos.
• Reconozca que a veces no se puede reutilizar nada del estado actual.