FDP_T034 ¿Qué se debe adaptar de un proyecto?

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¿Qué se debe adaptar de un proyecto?

En los proyectos se deben adaptar: 

  • Ciclo de vida y selección del enfoque de desarrollo.
  • Procesos.
  • Compromiso.
  • Herramientas.
  • Métodos y artefactos.

Pasos para adaptar un proyecto.

  1. Seleccionar el enfoque.
  2. Adaptar para la organización.
  3. Adaptar para el proyecto.
  4. Implementar mejoras continuas.

 

 

La adaptación implica la comprensión del contexto, las metas y el entorno operativo del proyecto. Los proyectos operan en entornos complejos que necesitan equilibrar demandas potencialmente competitivas que incluyen, entre otros:

  • Entregar el proyecto los antes posible,
  • Reducir los costos del proyecto,
  • Optimizar el valor entregado al cliente,
  • Crear productos y resultados con una alta calidad,
  • Permitir el cumplimiento de las normas y estándares regulatorios,
  • Satisfacer las diversas expectativas y necesidades de las partes interesadas, y
  • Adaptarse a los cambios que ocurran durante el ciclo de vida del proyecto.

El PMI en la Guía del PMBOK® – Séptima Edición nos recomienda un proceso de adaptación que implica cuatro pasos:

  1. Seleccionar el enfoque de desarrollo inicial: Este paso determina el enfoque de desarrollo que se utilizará para el proyecto y este puede ser un enfoque predictivo, híbrido o adaptativo, lo importante es que se adapte a la necesidad del proyecto, a la cultura organizacional y a los factores que influyen en el proyecto. 
  2. Adaptar para la organización: Si bien los equipos de proyecto son propietarios de sus procesos y los mejoran, las organizaciones a menudo requieren cierto nivel de aprobación y supervisión, esto implica que en esta adecuación se tomen en cuenta los objetivos estratégicos y sobre todo las implicaciones de esta adaptación para el negocio, haciendo una distinción entre los proyectos pequeños y aquellos proyectos grandes, críticos y sensibles para el negocio. 
  3. Adaptar para el proyecto: Muchos atributos influyen en la adaptación para el proyecto. Estos Incluyen: Producto/entregable, Equipo de proyecto, y Cultura, entre otros. Cada proyecto puede tener atributos y necesidades diferentes con respecto al contrato, los entregables, las herramientas, los requisitos, etc.
  4. Implementar la Mejora Continua: El proceso de adaptación no es un ejercicio único, a realizarse una sola vez. Durante la elaboración progresiva, los incidentes relativos a la forma en que trabaja el equipo del proyecto, la evolución del producto o del entregable y otras enseñanzas indicarán en qué aspectos una mayor adaptación podría aportar mejoras. 
  • Adaptar involucra la adecuación considerada del enfoque, la gobernanza y los procesos para que resulten más adecuados para el entorno dado y el proyecto en cuestión. Implica el análisis, el diseño y la modificación deliberada de los recursos humanos, los procesos empleados y las herramientas usadas.
  • Si bien el proceso de adaptación suele estar a cargo de los interesados en el proyecto, los límites y el enfoque de la adaptación suelen regirse por directrices organizacionales. La gobernanza de la organización ayuda a garantizar que las interfaces externas entre los equipos de proyecto encajen correctamente y proporciona orientación en forma de consideraciones sobre adaptación.

Adaptación de los Dominios de Desempeño.

El trabajo asociado con cada dominio de desempeño también puede adaptarse, en función de la singularidad del proyecto. Como se muestra en el Gráfico, los principios para la dirección de proyectos proporcionan una guía para el comportamiento de los profesionales de proyectos, a medida que adaptan los dominios de desempeño para satisfacer las necesidades únicas del contexto y el entorno del proyecto.

Algunas consideraciones sobre adaptación relacionadas con cada uno de los dominios de desempeño incluyen, entre otras, las siguientes:

  1. Interesados.
    • ¿Existe un entorno de colaboración entre interesados y proveedores?
    • ¿Los interesados son internos o externos a la organización, o ambas cosas?
    • ¿Qué tecnologías son las más adecuadas y eficientes en materia de costos para comunicarse con los interesados? ¿Qué tecnología de comunicación está disponible?
    • ¿Se utiliza un solo idioma con los interesados? ¿Se han efectuado provisiones para adaptarse a interesados provenientes de diferentes grupos lingüísticos?
    •  ¿Cuántos interesados existen? ¿Qué tan diversa es la cultura dentro de la comunidad de interesados?
    • ¿Cuáles son las relaciones dentro de la comunidad de interesados? Cuanto mayor sea el número de redes en las que participa un interesado o grupo de interesados, más complejas serán las redes de información y desinformación que el interesado puede recibir.
  2. Equipo del Proyecto.
    • ¿Cuál es la ubicación física de los miembros del equipo del proyecto? ¿El equipo del proyecto está ubicado en un mismo lugar? ¿Está el equipo del proyecto en la misma zona geográfica? ¿Está el equipo del proyecto distribuido en múltiples zonas horarias?
    • ¿Refleja el equipo del proyecto diversos puntos de vista y perspectivas culturales?
    • ¿Cómo serán identificados para los fines del proyecto los miembros del equipo del proyecto? ¿Los miembros del equipo del proyecto están dedicados al proyecto a tiempo completo o a tiempo parcial? ¿Existen contratistas disponibles capaces de realizar el trabajo?
    • ¿Tiene el equipo del proyecto establecida una cultura? ¿Cómo se verá influenciada la adaptación por la cultura existente y cómo se verá influenciada la cultura existente por la adaptación?
    • ¿Cómo se maneja para el proyecto el desarrollo del equipo del proyecto? ¿Existen herramientas de la organización para gestionar el desarrollo del equipo del proyecto o tendrán que ser establecidas nuevas herramientas?
    • ¿Hay miembros del equipo del proyecto que tienen necesidades especiales? ¿Necesitará el equipo del proyecto capacitación especial para manejar la diversidad?
  3. Enfoque de desarrollo y ciclo de vida.
    • ¿Qué enfoque de desarrollo es adecuado para el producto, servicio o resultado? En caso de ser adaptativo, ¿el proyecto debería desarrollarse de manera incremental o iterativa? ¿Es mejor un enfoque híbrido?
    • ¿Cuál es el ciclo de vida apropiado para este proyecto en particular? ¿Qué fases debe comprender el ciclo de vida del proyecto?
    • ¿La organización cuenta con políticas, procedimientos y guías formales o informales de auditoría y gobernanza?
  4. Planificación.
    • ¿Cómo podrían influir los factores ambientales internos y externos sobre el proyecto y sus resultados?
    • ¿Cuáles son los factores que influyen en la duración (como la correlación entre recursos disponibles y su productividad)?
    • ¿Dispone la organización de políticas, procedimientos y directrices formales o informales relacionadas con la estimación y el cálculo del presupuesto de costos?
    • ¿Cómo estima la organización el costo cuando se utilizan enfoques adaptativos?
    • ¿Existe una adquisición principal o existen múltiples adquisiciones en diferentes momentos con diferentes vendedores que contribuyen a la complejidad de los procesos de adquisición?
    • ¿Las leyes y regulaciones locales relativas a las actividades de adquisición están integradas con las políticas de la organización en materia de adquisiciones? ¿Cómo afecta esto a los requisitos de auditoría de los contratos?
  5. Trabajo del Proyecto.
    • ¿Qué procesos de gestión son los más eficaces según la cultura de la organización, la complejidad y otros factores del proyecto?¿Cómo se gestionará el conocimiento en el proyecto para fomentar un entorno de trabajo colaborativo?
    • ¿Qué información se debe recoger a lo largo y al final del proyecto? ¿Cómo se recopilará y manejará la información? ¿De qué tecnología se dispone para desarrollar, registrar, transmitir, recuperar, hacer seguimiento y almacenar información y artefactos?
    • ¿Quedarán disponibles para futuros proyectos la información histórica y las lecciones aprendidas?
    • ¿La organización cuenta con un repositorio formal de gestión del conocimiento que un equipo del proyecto deba usar y que sea de fácil acceso?
  6. Entrega.
    • ¿Dispone la organización de sistemas formales o informales de gestión de requisitos?
    • ¿Tiene la organización políticas, procedimientos y guías existentes, formales o informales, relacionados con la validación y el control?
    • ¿Qué políticas y procedimientos de calidad existen en la organización? ¿Qué herramientas, técnicas y plantillas relacionadas con la calidad se utilizan en la organización?
    • ¿Existen estándares específicos de calidad en la industria que deban ser aplicados? ¿Existen restricciones gubernamentales, legales o regulatorias específicas que deben tenerse en cuenta?
    • ¿Existen áreas del proyecto con requisitos inestables? En caso afirmativo, ¿cuál es el mejor enfoque para abordar los requisitos inestables?
    • ¿Cómo influye la sostenibilidad en los elementos de la dirección de proyectos o el desarrollo de productos?
  7. Incertidumbre.
    • ¿Cuál es el apetito al riesgo y la tolerancia al riesgo de este emprendimiento?
    • ¿Cómo se identifican y abordan mejor las amenazas y oportunidades dentro del enfoque de desarrollo seleccionado?
    • ¿Qué impacto tendrá en el proyecto la presencia de complejidad, incertidumbre tecnológica, novedad del producto, cadencia o seguimiento del progreso?
    • ¿El tamaño del proyecto en términos de presupuesto, duración, alcance o tamaño del equipo del proyecto requiere un enfoque más detallado sobre la gestión del riesgo? ¿O es lo suficientemente pequeño como para justificar un proceso simplificado de gestión de los riesgos?
    • ¿Los altos niveles de innovación, las nuevas tecnologías, los acuerdos comerciales, las interfaces u otras dependencias externas exigen un sólido enfoque sobre la gestión de los riesgos? ¿O el proyecto es lo bastante sencillo para que sea suficiente un proceso de gestión de los riesgos reducido?
    • ¿Qué tan importante es el proyecto desde el punto de vista estratégico? ¿Aumenta el nivel de riesgo para este proyecto debido que tiene como objetivo producir oportunidades innovadoras, aborda bloqueos significativos del desempeño de la organización o involucra importantes innovaciones de productos?
  8. Métricas.
    • ¿Cómo se mide el valor?
    • ¿Existen métricas para el valor financiero y el valor no financiero?
    • ¿Cómo permitirá el proyecto la captura de datos y la presentación de informes relacionados con la materialización de beneficios, tanto durante el proyecto como después de su finalización?
    • ¿Cuáles son los requisitos de presentación de informes sobre el estado del proyecto?

Diagnóstico.

Las revisiones periódicas, como las retrospectivas o las lecciones aprendidas, son formas eficaces de determinar si los enfoques funcionan bien y si se pueden hacer mejoras mediante la adaptación. Los equipos de proyecto que no utilicen retrospectivas pueden examinar los incidentes, las amenazas, las estadísticas de aseguramiento de calidad y la retroalimentación de los interesados en busca de indicios de que podría ser necesaria o útil una mayor adaptación o personalización.Esta sección pretende ser una orientación general y no enfrenta todas las situaciones posibles que podrían surgir dentro de un proyecto. En la siguiente tabla se enumeran algunas situaciones comunes y se sugieren soluciones adaptadas a las situaciones más comunes.

 

Situación  Sugerencia de Adaptación
Entregables de calidad deficiente Añadir más ciclos de verificación de retroalimentación y pasos de control de calidad.
Los miembros del equipo no están seguros de cómo proceder con realizar su trabajo Añadir más pasos de orientación, entrenamiento y verificación.
Largas demoras en espera de las aprobaciones Tratar de simplificar las decisiones de aprobación mediante un número menor de personas autorizadas para tomar decisiones hasta determinados umbrales de valor.
Demasiado trabajo en curso o altas tasas de desecho Usar técnicas como el mapeo del flujo de valor y los tableros kanban para visualizar el trabajo, identificar los incidentes y proponer soluciones.
Los interesados no se comprometen o comparten información negativa Evaluar si se está compartiendo suficiente información con los interesados; los ciclos de retroalimentación están presentes y funcionan; y un compromiso más profundo puede funcionar mejor que una simple comunicación.
Falta de visibilidad y entendimiento del avance del proyecto Comprobar que se están recopilando, analizando, compartiendo y discutiendo medidas apropiadas durante las reuniones del equipo y de las partes interesadas; validar el acuerdo con las medidas dentro del equipo y con los interesados.
Los incidentes y/o riesgos para los cuales el equipo no está preparado continúan emergiendo, requiriendo que el equipo reaccione en vez de progresar en el trabajo Explorar las causas raiz para determinar si existen lagunas conexas en los procesos o actividades de los proyectos.