Adaptación.
“Es la personalización deliberada del enfoque de dirección de proyectos, gobierno y procesos para hacerlos más adecuados para el entorno dado y el trabajo en cuestión”.
- El motivo de adaptar o personalizar un proyecto es porque no existe un enfoque que pueda aplicarse en todos los proyectos todo el tiempo.
- La adaptación facilita la dirección apropiada que el proyecto necesita.
- Directa o indirectamente la adaptación beneficia a la organización.
1. ¿Qué es la adaptación de proyectos?
Si nos planteamos emplear un método, llámale marco de trabajo o sistema si lo prefiere, para gestionar nuestros proyectos, éste debe poder adaptarse, tanto al entorno de nuestra organización, como al tipo de proyecto. Ya sabemos que cada proyecto es único, de manera que si aplicamos las mismas prácticas a todos nuestros proyectos, no obtendremos los mejores resultados, ¿y exactamente, en qué consiste la adaptación?
Tal como se define en el PMBOK,
“la adaptación consiste en la adecuación deliberada del enfoque, la gobernanza y los procesos con el fin de que resulten más adecuados para el entorno dado y el trabajo en cuestión”.
2. Algunas consideraciones a tener en cuenta.
- En el momento de plantear un sistema de adaptación, debemos contemplar los siguientes elementos:
- Las restricciones del proyecto: alcance, cronograma, costo, recursos, calidad y riesgo. Cada organización tiene su cultura, y si en algunas prima la rentabilidad, la calidad, o el cumplimiento de los plazos, en otras, la reputación corporativa puede ser un factor crítico que predomine sobre los anteriores.
- El número de interesados. No es lo mismo un proyecto con 10 interesados, que con 100 repartidos en distintos países, con horarios y culturas diferentes.
- La vinculación con el cliente, ¿interno o externo a la organización? Esta es una condición que puede afectar las decisiones de adaptación de la gestión del proyecto.
- El grado de incertidumbre del proyecto. Lo que nos llevará a optar por un marco de gestión predictivo, ágil o híbrido.
3. ¿Por qué es necesaria la adaptación de proyectos?
- Sin una metodología de gestión de proyectos adecuada, nos encontraremos a ciegas, improvisando acciones sobre la marcha, lo que va a dificultar que nuestro proyecto concluya con éxito.
- Con un marco de trabajo propio, los resultados se adaptarán mejor a cualquier organización. Un aspecto clave, es hacer partícipe al equipo de proyecto en el desarrollo de la adaptación. De esta manera, los resultados también serán más duraderos al haberlos creado el propio equipo, utilizando un lenguaje que todos conocen.
4. Ventajas que proporciona la adaptación.
Disponer de una metodología definida y adecuada nos permitirá:
- Conseguir un mayor compromiso por parte de los miembros del equipo de proyecto. Esto sucede cuando los componentes del equipo han participado en la adaptación del enfoque, definiendo y aprobando procesos, plantillas y documentos para la gestión de los proyectos.
- Mejor atención al cliente y satisfacción de los interesados, ya que tienen acceso a información estandarizada: informes de seguimiento, sistemas de evaluación.
- Mayor eficiencia en las actividades de gestión de proyectos, en el uso de tiempo, presupuesto y recursos. Y a mayor eficiencia, más posibilidad de que el proyecto sea un éxito.
- En resumen, disponer de una metodología adaptada, puede aumentar la posibilidad de éxito del proyecto.
Señales de ausencia de una metodología para la adaptación de proyectos.
- Comportamientos como los que se señalan a continuación, suponen un indicio de una deficiente adaptación:
- En ausencia de una metodología adaptada, los integrantes del equipo de proyecto están gestionando proyectos sin ninguna estructura o proceso uniforme.
- Los miembros del equipo de proyecto están modificando la metodología de una manera independiente, y con nula orientación.
- Es frecuente que los equipos terminen desarrollando y utilizando sus propias versiones.