FDP_T028 Dominio de desempeño de la planificación

Dominio de desempeño de la planificación.

El Director de Proyecto debe de tomar en cuenta diversos aspectos a fin de planificar el proyecto.

 

Variables que influyen al planificar el proyecto.

• • Composición y estructura del equipo del proyecto.
  • Comunicación.
  • Recursos físicos.
  • Adquisiciones.
  • Cambios.
  • Métricas.

Entrega.

La planificación comienza con entender:

• • El caso de negocio.
  • Requisitos de los interesados.
  • Alcance del producto.
  • Alcance del proyecto.

Entendimiento del caso de negocio.

• • Captura la necesidad de la organización.
  • Explica por qué el proyecto debe seleccionarse.
  • Cómo se ajusta a los objetivos estratégicos de la organización.
  • Cómo agregará valor comercial a la organización.
  • Puede incluir beneficios cuantificables (factibilidad económica), como las ganancias financieras.

 

Entendimiento del alcance del producto y del proyecto.

 

Los enfoques de planificación predictivos comienzan con la identificación de entregables principales para descomponerlos en mayor detalle. Una herramienta utilizada en este enfoque es la estructura de desglose de trabajo (EDT).

 

 

Ejercicio:

Construir la EDT/WBS.

Instrucciones:

• Genera la estructura de desglose de trabajo (EDT/WBS) suponiendo que tu proyecto es de desarrollo de software, colocando los paquetes de trabajo donde corresponda.

Ejercicio sugerido: EDT/WBS.

• Con base en tu proyecto actual dibuja en papel o en un software de diseño una Estructura de Desglose de al menos tres niveles.

 

Para los proyectos que durante la planificación utilizan enfoques iterativos o incrementales, los requisitos generalmente están organizados bajo la siguiente estructura:

• Una épica es un requisito de alto nivel que aún no tiene suficiente detalle para poder ser implementado, son ideas de negocio generales que pueden descender de un tema estratégico.
• Una característica es una funcionalidad o flujo de punta a punta, generalmente un servicio cae dentro de esta categoría, una característica responde una necesidad de un cliente de manera completa.
• Una historia de usuario es un requisito especifico de un cliente que puede ser desarrollado en un periodo corto de tiempo (una iteración), generalmente responde a un deseo puntual de un cliente o usuario.

 

Estimación.

La planificación implica desarrollar estimados para esfuerzo de trabajo, duración, costos, recursos humanos y físicos. Sin embargo, hay cuatro aspectos de la estimación que pudieran impactar en las fases del proyecto:

• Rango. Por ejemplo la estimación de costos y tiempos tiene una variación -25% a +75% al inicio de un proyecto.
• Exactitud. Esta vinculada al rango. A menor exactitud es mayor el rango de valores.
• Precisión: Es una muestra de cómo se agrupan las estimaciones alrededor del objetivo es decir, la propagación de las estimaciones.
• Confianza. La exactitud y la precisión se Incrementan con la experiencia.

 

Formas de presentar y/o ajustar los estimados:

• Estimación determinista y probabilística. Las estimaciones pueden darse determinando el tiempo exacto, o mediante un rango de probabilidades.

 

 

• Estimación absoluta y relativa. Las estimaciones también pueden darse en términos absolutos o comparando tamaños con respecto a otros requisitos.

 

El Planning Poker es una herramienta ágil que te permite estimar historias de usuario con la colaboración del Equipo del Proyecto.

 

Observa el siguiente video de Planning Poker.

Traducir al español

 

Otros tipos de estimación son:

• Estimación basada en el flujo. A través del tiempo del ciclo y desempeño.
• Estimación ajustada por incertidumbre. A través de reservas de tiempo o presupuesto ante el riesgo asociado con la incertidumbre.

Ejercicio sugerido: Discute sobre estimaciones.

• Realiza un comentario sobre una experiencia donde la estimación de una actividad haya sido adecuada.
• Sobre el mismo comentario comparte una experiencia donde la estimación de la actividad NO haya sido adecuada.

 

Cronogramas.

Un cronograma es un modelo para ejecutar las actividades del proyecto, incluyendo duraciones y dependencias.

En un enfoque predictivo incluye los siguientes pasos para elaborar un cronograma:

1. Descomponer el alcance del proyecto en actividades.

Incluye tomar los paquetes de trabajo de la EDT/WBS para descomponerlos en actividades que se requieren para producir los entregables del paquete de trabajo y, de esta forma, lograr los objetivos del proyecto.

2. Secuenciar las actividades.

Consiste en ordenar las actividades con relaciones, las cuales pueden ser relaciones lógicas.

 

Las relaciones lógicas pueden ser de los siguientes tipos:

• Final a Comienzo (FC). Una actividad que debe finalizar antes de que la sucesora pueda iniciar.
• Comienzo a Comienzo (CC). Una actividad que debe iniciar antes de que la sucesora pueda iniciar.
• Final a Final (FF). Una actividad que debe finalizar antes de que la sucesora pueda finalizar.
• Comienzo a Final (CF). Una actividad debe iniciar antes de que la sucesora pueda finalizar.

• Adelanto (Lead): Se utiliza para indicar que una actividad puede iniciar antes de que su actividad predecesora esté finalizada.
• Retraso (Lag): Se utiliza para esperar un tiempo entre actividades.

Ejercicio:

Diagrama de red.

Instrucciones:

• Con base en la información de la tabla, dibuje el diagrama de red.

Ejercicio sugerido: Diagrama de red de su proyecto.

Instrucciones:

• Con base en tu proyecto actual usa el nivel más bajo de tu EDT/WBS para crear el diagrama de red.
• Determine predecesoras y sucesoras para cada actividad y dibuje su relación.

 

3. Estimar esfuerzo, duración, gente y recursos físicos.

• Gente significa cualquier persona que se agregará al equipo más adelante en el proyecto.
• Recursos físicos: equipamiento, materiales, suministros y/o instalaciones.
• ¿Quién es responsable de asignar las duraciones de las actividades del proyecto? 

4. Asignar gente y recursos a las actividades con base en disponibilidad.

Como Director de Proyecto debe preguntarse, ¿cuántas horas las personas realmente están disponibles?

La duración de una actividad depende del esfuerzo estimado y de la disponibilidad de la persona que realice dicha actividad.

Por ejemplo si una persona estima que una actividad le llevará 8 horas de esfuerzo, pero sólo tiene una disponibilidad de tiempo de 4 horas por día, entonces la duración será de 2 días.

Hay que tomar en cuenta que las personas difícilmente dedican 8 horas a las labores diarias del proyecto.

 

5. Ajustar hasta que se logre un cronograma acordado.

Método de la ruta crítica.

• Es el camino más largo en duración de todas las rutas.
• Indica el menor tiempo para concluir el proyecto.
• Muestra las tareas que no pueden tener variación en la duración, pues de lo contrario afectarán la fecha final del proyecto.

Por ejemplo, en este diagrama de red con duraciones ya especificadas podríamos tener tres caminos para llegar al fin, el camino más largo es Inicio – A – B – F – G – Fin, por lo tanto la duración mínima del proyecto es de 90 días

 

Ejercicio Sugerido: Establecer la ruta crítica del proyecto

Instrucciones:

• Determina los estimados de duración para cada una de las actividades del diagrama de red que desarrollaste.
• Identifica ruta crítica.

Los métodos de compresión apoyan el equilibrio de las restricciones del proyecto, por ejemplo cuando tenemos un plazo forzoso que cumplir.

 

Un método de compresión del cronograma es el  Fast tracking.

• • Consiste en realizar actividades en paralelo.
  • Posiblemente haya re-trabajo.
  • Aumentan los riesgos.
  • Requiere mayor gestión y coordinación. 

 

Otro método de compresión de cronograma es el Crashing

• • Consiste en agregar recursos a una actividad.
  • Aumentan los costos.

 

Otras opciones para comprimir el cronograma:

• Modificar los recursos dentro del diagrama de red.
• Contratar recursos más productivos.
• Contratar proveedores.
• Eliminar parte del alcance.
• Buscar una mejor o más rápida forma de hacer el trabajo.
• Disminuir la calidad.
• Reducir reservas.

 

Ejercicio sugerido: Encuentra opciones para comprimir el cronograma.

Instrucciones:

• ¿A cuáles actividades aplicaría crashing para ahorrar tres semanas?
• Liste todas las opciones y seleccione solo una, la que el equipo recomiende.

En un enfoque adaptativo el cronograma del proyecto se divide en iteraciones y lanzamientos.

 

Presupuesto.

Otro punto importante a considerar son los costos del proyecto.

Para realizar el cálculo de costos debes estimar el costo de las actividades para después agregar estos estimados y determinar el presupuesto.

Una forma de clasificar los costos del proyecto es dividiéndolos en directos e indirectos.

• Costos directos. Todos aquellos que se atribuyen directamente al trabajo en el proyecto.
  • Salarios del equipo.
  • Viajes del equipo.
  • Reconocimientos y recompensas.
  • Tiempo del Director del Proyecto.
  • Materiales.

 

• Costos indirectos. Son elementos generales o costos en los que se incurre en beneficio de más de un proyecto.
  • Impuestos.
  • Beneficios complementarios.
  • Servicios de limpieza.
  • Salario de la gerencia.

 

Agregación de costos.

Una vez que tienes todos los costos asociados de cada actividad, una forma de establecer la línea base de costos es la agregación de costos, la cual consta de distintos niveles de detalle.

 

Ejercicio sugerido: Estima los costos del proyecto.

Instrucciones:

• Con base en las actividades del proyecto, determine los estimados de costos

 

Composición y estructura del equipo del proyecto.

• La planificación del equipo implica:
  • • Identificar las habilidades requeridas.
    • Nivel de dominio.
    • Años de experiencia en proyectos similares.
    • La capacidad como equipo.

   

• Determinar si es necesario trabajar.
  • • En el mismo lugar.
    • Algunos dispersos físicamente.
    • Completamente virtual.

   

Comunicación.

Es el factor más importante con el involucramiento efectivo de las partes interesadas. Por tal motivo, la planificación de las comunicaciones debe considerar:

 

Recursos físicos.

• Planificar los recursos físicos implicará en algunos proyectos la planificación de actividades de adquisiciones para obtener los recursos.
• También incluye considerar:
  • • Tiempos de espera para entrega.
    • Almacenamiento.
    • Disposición de los materiales.

   

Adquisiciones.

• La planificación anticipada de las adquisiciones ayuda a establecer expectativas que garantizan que el proceso se lleve sin problemas.
• El equipo del proyecto debe efectuar un análisis de “hacer o comprar” para determinar:
  • • Cuáles entregables se pueden desarrollar “en casa”.
    • Cuáles deberán desarrollarse a través de externos.

   

Cambios.

• Los cambios siempre ocurren sin importar el enfoque utilizado: predictivo o adaptativo.
• El equipo del proyecto debe planificar como gestionará los cambios.
• Ajustar los planes durante el proyecto puede ser a través de:
  • • Un proceso de control de cambios.
    • Re priorización de la lista de pendientes de trabajo (backlog).

   

Métricas.

• • Planificar las métricas del proyecto tiene el propósito de reconocer si el desempeño del trabajo es el esperado.
  • Las métricas pueden asociarse con:
    • Los entregables a ser desarrollados.
    • El desempeño del cronograma y/o presupuesto.
  • Debe considerarse también las líneas base y los umbrales de desempeño.