Dominio de desempeño de los interesados.
Interesados.
Son individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, programa o portafolio. La gestión de interesados está compuesta por cinco actividades.
Actividades para un involucramiento efectivo de las partes interesadas.
1. Identificación.
- Es una actividad que se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
- Al inicio del proyecto algunas partes interesadas son fácil de identificar.
- Hay interesados que no están directamente conectados con el proyecto, sin embargo también deben ser tomados en cuenta.
Ejercicio sugerido: Identificación de Interesados.
Instrucciones:
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- En una hoja de papel o un software de diseño elabora un diagrama con cuatro cuadrantes.
- Como Director de Proyecto colócate en el centro.
- Identifica y dibuja que relaciones tienes hacia arriba, por ejemplo con gerentes, directores, o patrocinadores (un patrocinador es aquel que otorga los recursos financieros, recursos materiales o en recursos humanos para el proyecto).
- Identifica y dibuja que relaciones tienes hacia abajo, por ejemplo con tu equipo de trabajo, subalternos, personas a las que diriges o lideras.
- Identifica y dibuja que relaciones tienes hacia dentro de la organización, por ejemplo con usuarios de áreas que te solicitan proyectos.
- Identifica y dibuja que relaciones tienes hacia afuera de la organización, por ejemplo con clientes que te solicitan productos o servicios.
- Comparte tus resultados en los comentarios de la lección.
2. Entendimiento y análisis.
- Es una actividad que se lleva a cabo a lo largo del proyecto.
- No solo se trata de analizar las expectativas, actitudes, impacto o grado de influencia de las partes interesadas, sino también de entender sus motivaciones.
- Entender los valores, creencias, emociones o sentimientos de las partes interesadas permite conocer amenazas u oportunidades adicionales a los resultados del proyecto.
3. Priorizar.
- Cuando el proyecto comprende una gran cantidad de interesados es necesario priorizar o concentrarse en aquellos que, con base en su análisis tienen mayor:
- Poder o autoridad.
- Interés.
- Influencia.
- Durante el proyecto será necesario re priorizar. Por ejemplo, cuando aparezcan nuevos interesados o se presenten cambios con los interesados actuales.
Representación de los interesados.
Los interesados pueden representarte mediante matrices para clasificarlos por:
- Poder. Nivel de autoridad que tienen los interesados para tomar decisiones en el proyecto
- Interés. Nivel de preocupación que tienen los interesados en que el proyecto termine en tiempo.
- Influencia. Habilidad para influenciar de los interesados en las decisiones de los proyectos.
El diseño de esta matriz depende de las necesidades del proyecto y la organización, pero lo general se comparan dos dimensiones.
- Matriz de poder/interés.
- Matriz de poder/influencia.
4. Involucramiento.
- Una vez que identificas, analizas y priorizas a los interesados es necesario crear un involucramiento efectivo con ellos.
- Involucrarse con las partes interesadas implica trabajar colaborativamente para:
- Conseguir sus requisitos.
- Resolver problemas.
- Negociar.
- Priorizar.
- Tomar decisiones.
- La comunicación es un factor clave para mantener el compromiso con las partes interesadas.
- El compromiso es interactivo por lo que es necesario comunicarse por escrito o verbalmente, tanto formal como informal.
- Con las formas de comunicación es posible obtener información útil, por ejemplo:
- Confirmar el grado en el cual los interesados escuchan el mensaje.
- Determinar si están de acuerdo con el mensaje.
- Identificar si el destinatario detectó mensajes no deseados.
Ejercicio: Representación y estrategia de los interesados.
Instrucciones:
- Suponiendo que has identificado a los siguientes interesados como clave en tu proyecto actual, coloca en la siguiente matriz de poder/influencia cómo los clasificarías.
- Indica también la estrategia que aplicarías en cada cuadrante, suponiendo que ya identificaste las siguientes.
Ejercicio sugerido: Dibuja una matriz de poder/interés más adecuada para tu proyecto en papel o en un software de diseño.
5. Monitorear
- El involucramiento con las partes interesadas debe monitorearse constantemente porque:
- El grado de poder o actitud podría cambiar.
- Algunos dejarían de ser interesados del proyecto.
- Podrían surgir nuevos interesados.
- Al monitorear, el grado de satisfacción de los interesados se puede obtener a través de eventos periódicos donde sea posible ofrecer retroalimentación:
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- Revisiones del proyecto o iteración.
- Revisiones del producto.
- Revisión de fase o etapa.
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