Valor.
El Director de Proyecto debe evaluar y ajustar continuamente la alineación del proyecto con los objetivos del negocio, los beneficios y el valor previstos.
Pero … ¿Qué es valor?
- “Grado de utilidad o aptitud de las cosas para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”.
- “Cambiar la forma o función del material para cumplir los requisitos de cliente”.
- “Hacer aquello por lo que el cliente va a pagar”.
Podemos decir que el valor …
- Es lo que importa; antes de realizar algo, debemos asegurarnos de definir qué estamos tratando de lograr para el usuario final o cliente.
- Los resultados esperados que generan valor deben evaluarse constantemente durante el ciclo de vida del proyecto.
- El valor es subjetivo porque no todos lo perciben de la misma forma.
- El equipo debe entender tanto los entregables como resultado previsto que proviene de los entregables.
Un caso de negocio justifica el valor que un proyecto busca alcanzar.
Caso de Negocio.
Es un documento del negocio que proporciona una justificación para un proyecto basado en los beneficios que se obtendrán mediante el uso de la solución propuesta, en comparación con el costo, esfuerzo y otras consideraciones para hacer o comprar esa solución.
- Refleja la justificación para emprender un proyecto.
- Se presenta con frecuencia en un documento formal, pero también puede presentarse a través de métodos informales.
- La cantidad de tiempo y recursos invertidos en el caso de negocio debe ser proporcional al tamaño y la importancia de su valor potencial.
- Proporciona detalles suficientes para informar y solicitar la aprobación de un proyecto, sin proporcionar detalle específico sobre el método y/o enfoque para la implementación.
- Puede ser el catalizador de una o varias iniciativas de proyectos para implementar un cambio.
Un caso de negocio regularmente está compuesto de:
- Evaluación de la necesidad.
- Resultados deseados.
- Evaluación de alternativas.
- Solución recomendada.
Evaluación de la necesidad.
- La necesidad es el conductor para el caso de negocio, es la meta relevante de negocio o el objetivo que se debe cumplir.
- Los objetivos están vinculados a las estrategias de la empresa.
Resultados deseados.
- Describen el estado que debe resultar si se cumple la necesidad.
- Deben incluir resultados medibles que pueden ser utilizados para determinar el éxito del caso de negocio o la solución.
- Deben ser revisados en los hitos definidos y en la terminación de la iniciativa (o iniciativas) para cumplir con el caso de negocio.
- También deben ser independientes de la solución recomendada.
- A medida que se evalúan las opciones de solución, su capacidad para lograr los resultados deseados ayudará a determinar la solución recomendada.
Evaluación de alternativas.
- El caso de negocio identifica y evalúa varias soluciones alternativas.
- Las alternativas pueden incluir (pero no se limitan a) diferentes tecnologías, procesos o modelos de negocio.
- También pueden incluir diferentes formas de adquirirlas y diferentes opciones de tiempo para adquirirlas.
- Para cada alternativa se debe de evaluar:
- El alcance: Define la alternativa propuesta; puede definirse utilizando los límites de la organización, los límites del sistema, los procesos empresariales, las líneas de productos o las regiones geográficas; se definir claramente lo que se incluirá y lo que se excluirá. El alcance de varias alternativas puede ser similar o puede diferir basado en la alternativa.
- La factibilidad: Las viabilidades organizacional y técnica deben ser evaluadas para cada alternativa; considerando conocimientos, habilidades y capacidad de organización, así como madurez técnica y experiencia en las tecnologías propuestas.
- Los supuestos, riesgos y restricciones: El acuerdo y la documentación facilitan expectativas realistas y un entendimiento compartido entre las partes interesadas.
- Los supuestos son consideraciones que pueden influir en la iniciativa.
- Las restricciones son limitaciones que pueden restringir las posibles alternativas.
- Los riesgos son incertidumbres que pueden tener un impacto en la solución.
- Análisis financiero y evaluación del valor: Estimación de los costos para implementar y operar la alternativa, así como un beneficio financiero cuantificado de la implementación de la alternativa. Los beneficios de naturaleza no financiera (mejora de la moral, flexibilidad para responder al cambio, satisfacción del cliente o menor exposición al riesgo) son importantes y agregan valor a la organización. Las estimaciones de valor se relacionan con metas y objetivos estratégicos.
Solución recomendada.
- Describe la forma más conveniente de resolver el problema o aprovechar la oportunidad.
- Se describe con suficiente detalle para que los tomadores de decisiones entiendan la solución y determinen si la recomendación será implementada.
- Puede incluir algunas estimaciones de costo y duración para implementar la solución.
- Se identifican beneficios / resultados medibles para permitir a los interesados evaluar el rendimiento y el éxito de la solución después de la implementación y durante el funcionamiento.
Crea tu Caso de Negocio.
Piensa en una necesidad de tu organización y establece distintas alternativas de proyectos o programas que apoyarán a responder a dicha necesidad.
Utiliza la siguiente herramienta para crear un caso de negocio, y posteriormente responde a las preguntas.