#2 Crear un entorno colaborativo para el equipo del proyecto.
Equipo.
Los equipos de proyecto están formados por personas que poseen diversas habilidades, conocimientos y experiencia.
Los equipos de proyecto que trabajan en colaboración pueden lograr un objetivo compartido de manera más eficaz y eficiente que las personas que trabajan por su cuenta.
La creación de un entorno colaborativo para el equipo del proyecto implica diversos factores:
- Acuerdos de equipo. Los acuerdos del equipo representan un conjunto de parámetros de comportamiento y estándares de trabajo establecidos por el equipo del proyecto, y mantenidos a través del compromiso individual y del equipo del proyecto. El acuerdo del equipo debe crearse al comienzo de un proyecto, y evolucionará con el tiempo a medida que el equipo del proyecto continúe trabajando en conjunto e identifique las normas y comportamientos que son necesarios para continuar colaborando con éxito.
- Estructuras. Los equipos del proyecto utilizan, adaptan e implementan estructuras que ayudan a coordinar el esfuerzo individual asociado con el trabajo del proyecto. Las estructuras organizacionales son cualquier arreglo o relación entre los elementos del trabajo del proyecto y los procesos organizacionales.
Los ejemplos de estructuras organizacionales que pueden mejorar la colaboración incluyen, entre otros:
- Definiciones de roles y responsabilidades,
- Asignación de empleados y proveedores a los equipos del proyecto,
- Comités formales encargados de un objetivo específico, y
- Reuniones permanentes que revisan regularmente un tema determinado.
- Procesos. Los equipos del proyecto definen procesos que permiten completar tareas y asignaciones de trabajo. Por ejemplo, los equipos del proyecto pueden acordar un proceso de descomposición utilizando una estructura de desglose del trabajo (EDT), una lista de trabajo pendiente o un tablero de tareas.
El entorno del proyecto, la naturaleza del proyecto y la cultura de la organización son influencias para el equipo del proyecto, el cual puede establecer su propia cultura para mejorar su entorno colaborativo.
Para mejorar su cultura, los miembros del equipo deben tener claro:
- Autoridad. Condición de tener derecho, dentro de un contexto dado, a tomar decisiones relevantes, establecer o mejorar procedimientos, aplicar recursos al proyecto, gastar fondos u otorgar aprobaciones. La autoridad se confiere de una entidad a otra, ya sea explícita o implícitamente
- Rendición de cuentas (accountability). La condición de ser responsable por un resultado. La rendición de cuentas no es compartida.
- Responsabilidad. La condición de estar obligado a hacer o cumplir algo. La responsabilidad puede compartirse.
Beneficios de un adecuado ambiente colaborativo:
- Libre intercambio de información y conocimiento individual.
- Permite que cualquiera contribuya con sus mejores esfuerzos para entregar los resultados esperados.
Aspectos que mejoran el ambiente colaborativo:
- Diversidad de los miembros del equipo.
- Incorporación de estándares de práctica y códigos de ética.
- Normas del equipo (gestión de conflictos, toma de decisiones, etc.)
- Por ejemplo, las nomas del equipo pueden representarse mediante un “Team Canvas“
