EPS_T010 Dominio II: Compromiso de los interesados del negocio

Dominio II: Compromiso de los interesados del negocio.

Los interesados (stakeholders) se definen como cualquier persona o grupo que tiene interés en el proyecto y que puede impactarlo de manera negativa o positiva. El método Ágil enfatiza la comunicación transparente y la coordinación sostenida entre el equipo de desarrollo y el cliente para permitir que el enfoque brinde resultados óptimos.

Hay cuatro prácticas que acompañan este dominio, cada una con sus propias herramientas, técnicas, conocimiento y habilidades:

• Alineando el entendimiento de los interesados del negocio.
• Comunicación con los interesados del negocio.
• Uso de habilidades interpersonales críticas.
• Liderar efectivamente.

Alineando el entendimiento de los interesados del negocio.

En un entorno dinámico, como un proyecto Ágil, es crucial entender y construir exactamente lo que el cliente desea. Se han desarrollado varias técnicas para identificar discrepancias temprano y resolverlas a tiempo.

Wireframes.
Los wireframes son maquetas visuales rápidas y económicas del producto que pueden ser modificadas por los interesados en caso de que haya discrepancias en la comprensión.

Prototipado en papel.
Los wireframes se pueden crear utilizando la técnica de prototipado en papel, que es un proceso de diseño centrado en el usuario. El diseño de una interfaz se bosqueja en papel y se crea una maqueta para ilustrar el diseño a un representante de negocios. Este proceso es rápido y sencillo, y permite obtener retroalimentación antes de que el producto entre en la fase de desarrollo.

Personas.
Esta técnica implica crear perfiles específicos de los usuarios finales de los entregables del proyecto. Las personas permiten al equipo mantenerse enfocado y priorizar adecuadamente.

Incorporar los valores de los interesados.
Incorporar los valores de los interesados implica alinear las prioridades del proyecto con las de los interesados. Esto se logra involucrando a los interesados mientras se prioriza el backlog, creando un canal de comunicación que integre sus prioridades en el proyecto.

Gestión de interesados.
La gestión de interesados consiste en identificar y atender a los interesados. Si son nuevos en los proyectos, pueden ser educados sobre los diferentes aspectos de los proyectos Ágiles. Las inquietudes de patrocinadores, gerentes, equipos o usuarios deben ser atendidas. Las iteraciones cortas de dos a cuatro semanas ayudan a mantenerlos comprometidos.

Comunicación con los interesados del negocio.

La comunicación oportuna ayuda a que el proyecto avance sin problemas, manteniendo a todos al tanto del estado del proyecto. Si surgen problemas, pueden abordarse antes de que escalen.

Gestión de comunicaciones.
El modo ideal de comunicación en Ágil es la comunicación cara a cara (F2F). La comunicación F2F es más dinámica en comparación con otros modos como el papel, el teléfono o el correo electrónico. La comunicación F2F es la forma más efectiva y activa de transmitir información. Sin embargo, la comunicación F2F no siempre es posible y, en ocasiones, puede ser necesario documentar la comunicación. No obstante, los proyectos Ágiles son más efectivos cuando la comunicación se realiza cara a cara.

El diagrama anterior no solo muestra la efectividad de las diferentes técnicas de comunicación (representadas en el eje y), sino que también ilustra las “temperaturas” de las técnicas de comunicación (representadas en el eje x). La temperatura mide la cantidad de emoción transmitida por un modo particular de comunicación.

Uso de habilidades interpersonales críticas.

Las habilidades blandas son tan cruciales como las técnicas para el éxito de un proyecto. Algunas habilidades clave incluyen:

• • • Negociación
    • Escucha activa
    • Métodos de facilitación
    • Resolución de conflictos
    • Modelos participativos de decisión

Negociación.

Las negociaciones son una parte continua de un proyecto Ágil. Las negociaciones permiten que se escuchen diferentes perspectivas al discutir los costos y funcionalidades del proyecto. Las interacciones deben ser positivas y realizarse con una mente abierta para llegar a una solución equilibrada.

Escucha activa
La escucha activa implica prestar atención al mensaje que el hablante intenta transmitir, en lugar de centrarse solo en las palabras que se dicen. La escucha progresa a través de tres niveles: escucha interna, escucha enfocada y escucha global. Durante la fase de escucha interna, los oyentes se concentran en cómo las palabras del hablante les afectan, lo que les lleva a perder el mensaje real. En la fase de escucha enfocada, los oyentes empatizan con el hablante y tratan de entender sus pensamientos y sentimientos. En la fase de escucha global, los oyentes construyen sobre la fase anterior, son más conscientes del mensaje del hablante y captan señales sutiles durante la conversación.

Métodos de facilitación
Los métodos de facilitación tratan sobre cómo dirigir reuniones y talleres de manera efectiva. Es importante prestar atención a lo siguiente:

• • • Objetivos: Es fundamental establecer objetivos claros para la reunión y centrarse en abordarlos. Desviarse del objetivo general puede hacer que los participantes pierdan interés y sientan que la discusión fue una pérdida de tiempo.
    • Reglas: Se deben establecer reglas básicas al inicio de las sesiones para que sean efectivas. Las reglas pueden incluir aspectos como el uso de teléfonos móviles o cómo deben responder los participantes entre sí.
    • Tiempo: Es fácil desviarse y perder la noción del tiempo, especialmente cuando se discuten varios temas. Por lo tanto, es importante que el horario de los descansos se establezca antes de comenzar la reunión.
    • Asistencia: Los facilitadores deben asegurarse de que la discusión transcurra sin problemas y de que todos los participantes tengan la oportunidad de expresarse.

Resolución de conflictos.
Los conflictos y las diferencias de opinión son inevitables en cualquier proyecto. Speed B. Leas, una autoridad reconocida en resolución de conflictos, propuso un marco para evaluar la seriedad de un conflicto y comprender cómo progresa. Cuando surgen conflictos, obsérvalos y adopta un enfoque imparcial para resolverlos.

Modelos de Decisión Participativa.
Los modelos de decisión participativa ofrecen una forma de involucrar al equipo en el proceso de toma de decisiones. Los siguientes son algunos de los modelos:

• • • Votación Simple.
      Los miembros del equipo pueden expresar su opinión votando simplemente “sí” o “no” levantando la mano. A veces, esto puede ser demasiado simple, ya que no promueve ninguna discusión.

• • • Pulgares Arriba/Abajo/Lado.
      Este método permite que los miembros que mantienen el pulgar de lado discutan por qué están indecisos sobre un tema.

• • • Espectro de Decisiones de Jim Highsmith.
      Este es un modelo más completo en el que los miembros del equipo indican su decisión marcando una casilla dentro de un espectro que tiene un amplio rango. Este modelo fomenta la discusión entre los miembros del equipo sobre los puntos de desacuerdo.

• • • Votación Puño de Cinco.
      Al utilizar este método de votación, los miembros del equipo indican su grado de apoyo mostrando el número correspondiente de dedos. El espectro es similar al modelo de Highsmith, pero en lugar de marcar casillas, los miembros muestran los dedos.

Liderar efectivamente.

El liderazgo en Ágil prioriza a las personas y sus interacciones por encima de procesos y herramientas. La productividad depende de cómo los miembros del equipo están motivados y alineados con los objetivos.

Gestión versus Liderazgo.
La gestión tiene una perspectiva más mecánica que el liderazgo, que es más humanista. Mientras que la gestión se centra en el control, la velocidad, las tareas y las órdenes, el liderazgo se enfoca en el empoderamiento, la efectividad, la dirección y los principios. Es importante destacar que, para mantener la productividad del equipo, se debe aplicar una combinación saludable de ambos.

Liderazgo servicial

El liderazgo servicial se enfoca en maximizar la productividad asegurando que los miembros del equipo cuenten con los recursos necesarios y no enfrenten impedimentos.

Herramientas y Técnicas de Liderazgo.
Es necesario crear un ambiente productivo que motive a los miembros del equipo a querer rendir, en lugar de simplemente hacer lo que se debe hacer.
Para lograr esto, los gerentes pueden emplear las siguientes prácticas de liderazgo:

• • • Modelar el comportamiento deseado: Los miembros del equipo respetan y emulan los rasgos que ven en sus líderes; por lo tanto, es importante personificar esos rasgos. Kouzes y Posner describen en su libro The Leadership Challenge un estudio en el que los encuestados clasificaron la honestidad como el rasgo más importante, seguido de la visión de futuro, la competencia y la capacidad de inspirar.
    • Comunicar la visión del proyecto: Es importante que los líderes comuniquen y vuelvan a comunicar la visión del proyecto para mantener a los interesados alineados con los objetivos del proyecto.
    • Facilitar que otros actúen: Crear entornos de trabajo seguros puede contribuir en gran medida a que los miembros del equipo funcionen de manera efectiva. Los líderes también deben compartir el poder, lo que implica asegurarse de que la información y el conocimiento no se oculten a los miembros del equipo y sean accesibles para todos.
    • Desafiar el statu quo: Los líderes deben encontrar formas innovadoras de mejorar y crecer. Deben estar abiertos a las ideas de todos los miembros del equipo y estar dispuestos a asumir riesgos para implementar ideas innovadoras. Esto mantiene a los miembros del equipo motivados para diseñar mejoras.