Personas.
- Se deben de tomar en cuenta los participantes de cada actividad del proceso.
- Los participantes son los usuarios que cumplen con las cualidades para ser asignados a las actividades.
Actores del proceso y Matriz RACI.
-
- R: Responsable
- A: Aprueba
- C: Consultado
- I: Informado
- Aclarar los roles y responsabilidades de los interesados de un proyecto.
- Definir a las personas que tendrán que rendir cuentas por las tareas o paquetes de trabajo.
- Equilibrar las cargas de trabajo entre el equipo del proyecto.
- Controlar la ejecución de las actividades.
VERIFICACIÓN. Una vez que hayas completado la matriz, verifica cada renglón horizontalmente haciendo las siguientes preguntas:
- El renglón tiene demasiadas “R”: ¿No se tienen demasiadas personas trabajando en la misma actividad?
- El renglón no tiene “R”: ¿Quién hace el trabajo?
- El renglón tiene más de una “A”: ¿Hay confusión o falta de claridad en quién rinde cuentas por esta tarea o paquete de trabajo? Esta situación es igual o peor a que nadie rinda cuentas.
- El renglón no tiene una “A”: ¿Nadie rinde cuentas por esta tarea o paquete de trabajo?
- El renglón tiene demasiadas “C”: ¿Es necesario consultara a tantas personas?
- ¿Hay falta de capacidad para ejecutar el trabajo o falta de confianza?
El renglón tiene demasiadas “I”: ¿Es realmente necesario que todos ellos estén informados?
VERIFICACIÓN. Ahora verifica cada columna verticalmente haciendo las siguientes preguntas:
- La columna tiene demasiadas “R”: ¿No es demasiada carga de trabajo para esta persona?
- La columna no tiene “R” o “A”: ¿Puede este rol ser eliminado de la matriz?
- La columna tiene demasiadas “A”: ¿El balance de aprobaciones es el adecuado?, ¿Pueden cambiarse algunas “A” por “C” para empoderar a otras personas y que no recaigan las aprobaciones en pocas personas?
Documentar elementos de Bizagi.
Carga de trabajo para actores del proceso.
Cada tarea creada para la interacción con usuarios finales requiere una definición que permita a BPMN / BPMS asignar los usuarios correctos dentro de su organización.
Sólo las Actividades y Eventos que interactúan con los usuarios finales estarán disponibles para asignación.
Duración de tareas en el proceso.
- La duración definida para las tareas, Procesos y Subprocesos es el SLA (Nivel de servicio acordado), es decir, el tiempo máximo para considerar una tarea activa (sin finalizar) a tiempo.
- La duración se define durante la etapa de desarrollo, y puede ser ajustada en producción de ser necesario.
- Estas duraciones pueden ser estáticas o dinámicas; pueden ser configuradas con un número entero en la propiedad del elementos o como una duración dinámica definida a través de una expresión.
Carga de trabajo para actores del proceso.
- Es importante recordar que la duración de una Actividad NO se define como el tiempo que toma a un usuario ejecutar la actividad desde el momento que accede a ella hasta que la termina.
- La duración es el tiempo máximo que una actividad puede estar abierta sin haber terminado sin alterar el Tiempo del Proceso.
- La duración de la actividad es el SLA.