Implementación del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015.
- La implementación del Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2015, le permite a las organizaciones mejorar la productividad y a su vez demostrar a sus clientes y partes interesadas un mejor nivel de servicio, que garantizará seguir participando en el Mercado cada vez más competido.
- Para implantar el SGC (Sistema de Gestión de Calidad), no existe una única forma de hacerlo, sino depende de la madurez organizacional de la empresa, el tamaño, la disponibilidad de recursos, la actitud del personal y el compromiso de la dirección.
Hoy día los sistemas de gestión de calidad dentro del mundo empresarial suponen una herramienta fundamental para el desarrollo económico, no sólo de las empresas que implementan sus sistemas de gestión, sino también para los sectores en los que actúan e inclusive el país donde se realizan.
La calidad en la gestión ayuda a reducir la improvisación dentro de los procesos relacionados con el producto o servicio y permite llevar a cabo procesos totalmente planificados en los que se puede saber en cada momento cuáles son las acciones a desarrollar durante situaciones normales u óptimas de funcionamiento y además cómo actuar ante una desviación de los requisitos establecidos. La gestión de la calidad brinda una oportunidad clave no sólo para planificar los procesos, también para establecer mecanismos para el seguimiento y la mejora de los mismos.
Para lograr planificar un sistema de gestión de la calidad, se debe recurrir a normas estandarizadas que indican como implementar el sistema. La norma que establece los requisitos para esta labor es la ISO 9001:2015, que le brinda a todo tipo de empresa la oportunidad de crear un modelo de trabajo para una organización estándar.
Pasos para implementar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015.
1. Lograr el compromiso de la alta dirección y de los recursos humanos:
No se puede implementar un sistema de calidad sin un real compromiso de todos en especial de las personas que tienen cargos de dirección y toma de decisiones en la organización. En este punto es primordial hacer una muy buena comunicación de lo que quiere hacer y conformar los equipos de trabajo que van a tener a cargo las diferentes funciones del SGC. Como argumenta Richard Chase en su libro “Administración de la Producción y Operaciones” (2007); dice que, “para lograr una calidad sobresaliente se requiere un liderazgo de calidad por parte de la alta gerencia, un enfoque en el cliente, una participación total de la fuerza laboral y una mejora continua basada en el análisis de los procesos”.
2. Identificar las expectativas de los clientes:
¿Qué esperan los clientes? ¿Cómo les damos lo que requieren? Una vez detectado el Mercado al que nos dirigimos, es importante determinar las necesidades de los compradores y traducirlas en términos de los productos o servicios que brinda la empresa.
3. Determinar el tipo de sistema a seguir:
Existen numerosas opciones para gestionar la calidad: normas, modelos o manuales, gratuitas o pagadas. Algunas son internacionales (por ejemplo, las normas ISO), otras regionales y hasta se han desarrollado estándares que pueden ser exclusivamente locales (por ejemplo, certificaciones de origen de una determinada localidad). Algunas se diferencian por el sector empresarial, tipo de productos o servicios. Explorar, hacer estudios comparativos y consultar con especialistas puede ayudar en esta etapa.
4. Designar responsabilidades:
Pocas cosas ocurren si no existe alguien a cargo. Dependiendo de las características propias de la organización, en este caso podrá ser un grupo de personas, un comité o un departamento de calidad.
5. Realizar el diagnóstico inicial:
Para entender el punto de partida es necesario realizar mediciones de la situación actual de la empresa en materia de calidad. Se pueden analizar las fortalezas y debilidades actuales para definir el mejor camino. (ver “Análisis FODA”) El diagnóstico puede realizarse mediante entrevistas o cuestionarios, observación de los procesos o revisión de registros.
6. Redactar el manual de calidad:
Aunque en la nueva versión de la norma ISO 9001, no es obligatorio realizar el Manual de Calidad, si es importante que la empresa tenga este manual, ya que en este documento la empresa especifica QUÉ es lo que va a hacer en relación a la calidad (política, medios, compromiso), ajustado a la dimensión de la organización. Debe escribirse en forma concisa y concreta, y reflejar el acuerdo logrado en el Paso 1.
7. Redactar el manual de procedimientos:
En este documento se detalla CÓMO se van a llevar a cabo los compromisos registrados en el manual de calidad. Al estar escrito, sea quien sea que realice la tarea, puede ajustarse al procedimiento. Se describen desde los procedimientos generales de la organización, hasta los específicos de cada puesto.
8. Establecer los registros de calidad:
Esta etapa implica sistematizar los registros de los diversos procesos y sectores para poder realizar diagnósticos posteriores. Por ejemplo, la cantidad de unidades que pasaron las pruebas o las que fueron devueltas, o los reclamos y observaciones de clientes.
9. Ejecutar auditorías o autoevaluaciones periódicas:
La medición del cumplimiento es parte del mismo sistema. Es necesario realizar diagnósticos permanentes para detectar dónde la empresa está fracasando y dónde debe realizar correcciones o poner mayores esfuerzos para alcanzar la calidad deseada.