Información documentada.
7.5.1 Generalidades.
El sistema de gestión de la SST de la organización debe incluir:
- La información documentada requerida por este documento.
- La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la SST.
NOTA. La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la SST puede variar de una organización a otra, debido a:
- El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
- La necesidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.
- La complejidad de los procesos y sus interacciones.
- La competencia de los trabajadores.
7.5.2 Creación y actualización.
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
- La identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia).
- El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico).
- La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.3 Control de la Información documentada.
La información documentada requerida por el sistema de gestión de la SST y por este documento se debe controlar para asegurarse de que:
- Esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite.
- Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad).
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según sea aplicable
- Distribución, acceso, recuperación y uso.
- Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad.
- Control de cambios (por ejemplo control de versión).
- Conservación y disposición.
La información documentada de origen externo que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la SST se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.
NOTA 1. El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.
NOTA 2. El acceso a la información documentada pertinente incluye el acceso por parte de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores.
A continuación se muestran ejemplos de información documentada:
