Aspectos importantes para tener éxito en las Auditorías.
10 Consejos para el éxito de las auditorías de gestión.
1. El conocimiento te da seguridad:
Domina los requisitos del sistema de gestión y el ciclo PHVA. La capacitación y la inducción periódica del equipo son claves para que el líder responda con seguridad a las preguntas del auditor, evitando errores y mostrando dominio de los requisitos normativos.
2. Domina el lenguaje técnico:
Entender la terminología es crucial. No respondas de manera apresurada si no tienes claridad en la pregunta del auditor. El lenguaje técnico puede llevar a malentendidos y falsas no conformidades si no se gestiona adecuadamente.
3. Ten la información accesible:
Los sistemas de gestión son herramientas de orden. Asegúrate de conocer las rutas de acceso a la documentación relevante y tener todo a mano, lo que demuestra preparación y fluidez en el proceso de auditoría.
4. Anticipa los requerimientos del auditor:
Conocer cómo trabaja el auditor y anticiparse a sus necesidades es clave para crear una relación colaborativa. El propósito común es mejorar el desempeño, no competir.
5. Conoce el ciclo PHVA:
El auditor puede empezar por verificar o actuar. Ten claro el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación. Presenta acciones correctivas para cualquier incumplimiento, demostrando preparación.
6. Presenta el proceso claramente:
Elabora una presentación clara con los detalles del proceso: nombre, caracterización, entradas, salidas, indicadores, gráficas y mediciones. Esto facilita la auditoría y muestra profesionalismo en la gestión.
7. Empatía con el auditor:
Mantén una actitud receptiva y evita la confrontación. El proceso debe fluir con respeto mutuo, buscando siempre la mejora continua.
8. Reconoce lo evidente:
Si existe una no conformidad evidente, admítela con humildad y enfócate en las acciones correctivas. No intentes justificar lo que ya está demostrado.
9. Confirma los hallazgos:
Solicita una retroalimentación final antes de concluir la auditoría para evitar sorpresas. El consenso entre ambas partes es crucial para resolver cualquier posible malentendido.
10. Mantén la información actualizada:
Los sistemas deben ser dinámicos. La información debe estar siempre vigente, reflejando la evolución de la empresa y su entorno. Actualiza regularmente los procedimientos y asegúrate de llevar un registro de los cambios.
Toda auditoría requiere una planificación cuidadosa, y en la modalidad remota no es diferente. Es fundamental que tanto el auditor como el auditado designen líderes de equipos y que dediquen tiempo a la elaboración de la agenda. Esto facilitará la resolución de imprevistos y garantizará una buena coordinación durante todo el proceso.
En un mundo cada vez más digital y con los avances tecnológicos, muchos sectores han adaptado sus operaciones. La auditoría remota no es la excepción. Aunque las visitas presenciales son necesarias en algunos esquemas, como las normas ISO o certificaciones en seguridad alimentaria, existen soluciones para adelantar parte del trabajo documental de manera virtual.
Consideraciones para implementar auditorías remotas.
- Madurez tecnológica:
Es crucial evaluar las herramientas tecnológicas disponibles y asegurar que ambas partes tengan acceso a software adecuado para el intercambio de documentos y la comunicación. - Selección de herramientas:
Una vez validada la viabilidad tecnológica, se deben definir las plataformas para compartir archivos, realizar reuniones y gestionar la auditoría. - Comunicación anticipada:
Es esencial comunicar con antelación la información documentada necesaria para la auditoría, como registros de formación, informes de inspecciones, reclamaciones de clientes, entre otros. - Gestión del tiempo:
Estimar el tiempo necesario para auditar cada proceso, asignando bloques de tiempo para entrevistas y garantizando descansos adecuados. - Pruebas previas:
Realizar pruebas con las herramientas y conexiones antes de la auditoría para evitar problemas técnicos. - Convocatoria de reuniones:
Se debe convocar a las reuniones a los responsables de cada proceso, asegurando que se eviten duplicaciones de personal.
Durante la auditoría:
- Es clave mantener un ambiente tranquilo y propicio para la concentración, evitando interrupciones innecesarias. Además, se debe fomentar la interacción constante entre los participantes para asegurar una buena comunicación.
- Imprevistos como caídas de conexión o falta de acceso a herramientas pueden surgir, pero es importante mantener la flexibilidad para replanificar entrevistas.
Ventajas de las auditorías remotas:
- Optimización del tiempo:
Al evitar desplazamientos y minimizar interrupciones, las auditorías tienden a ser más eficientes. - Mejor gestión de recursos:
Parte del trabajo documental puede adelantarse, permitiendo que la revisión in situ se enfoque en las observaciones directas.
Aunque en algunos casos la auditoría presencial sigue siendo indispensable, las auditorías remotas ofrecen una alternativa flexible y eficiente para seguir verificando la implantación de los sistemas de gestión y garantizar su conformidad y calidad.
Los imprevistos:
Durante la auditoría, es posible que surjan imprevistos, como problemas de acceso a las herramientas tecnológicas debido a caídas de servidores o la indisponibilidad de un interlocutor a última hora. En estos casos, la reacción no debe diferir mucho de una auditoría presencial, ya que se pueden replanificar las entrevistas o reuniones. Es crucial que los líderes de equipo estén disponibles en todo momento para gestionar cualquier inconveniente de manera eficiente.
Como se ha mencionado, en algunos casos las auditorías remotas no pueden sustituir la importancia de las auditorías presenciales que ciertos esquemas requieren. Sin embargo, existen ventajas significativas de este enfoque, tales como:
- Optimización del tiempo: Al reducir las distracciones o interrupciones, como llamadas o conversaciones ajenas al proceso, se cumple con mayor exactitud la agenda establecida y los bloques de tiempo.
- Gestión de recursos: En auditorías que involucran desplazamientos, la revisión documental suele ocupar gran parte del trabajo. Adelantar esta revisión de forma remota permite que el tiempo presencial se enfoque en tareas más críticas, lo que es especialmente útil cuando las distancias de desplazamiento son largas.
No obstante, para asegurar la correcta implantación de un sistema de gestión, en ciertos casos la auditoría remota no puede sustituir completamente la auditoría presencial. Verificar la conformidad de los procesos, realizar la toma de muestras o comprobar la trazabilidad entre lo observado y la documentación, son aspectos donde la presencialidad es insustituible. Esto es aún más relevante en aquellas actividades que han detenido su operación, ya que la verificación in situ resulta esencial para garantizar que los sistemas vuelvan a operar con la misma eficiencia.
Ante situaciones difíciles, es vital encontrar soluciones factibles. Agilizar los procesos de auditoría, ya sea remota o presencial, permite seguir verificando la implantación de los sistemas de gestión en condiciones confiables, lo que fortalece la confianza en los sistemas y garantiza la calidad y adecuación de los procesos.