Preparación y Distribución del Informe de la Auditoría.
Preparación del informe de la auditoría.
El líder del equipo auditor debería informar de las conclusiones de la auditoría de acuerdo con el programa de auditoría. El informe de la auditoría debería proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría, y debería incluir o hacer referencia a lo siguiente:
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- los objetivos de la auditoría;
- el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de la organización (el auditado) y de las funciones o procesos auditados;
- la identificación del cliente de la auditoría;
- la identificación del equipo auditor y de los participantes del auditado en la auditoría;
- las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditoría;
- los criterios de auditoría;
- los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas;
- las conclusiones de la auditoría;
- una declaración del grado en el que se han cumplido los criterios de la auditoría;
- cualquier opinión divergente sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;
- las auditorías, por naturaleza, son un ejercicio de muestreo; como tales, hay un riesgo de que las evidencias de la auditoría examinadas no sean representativas.
Distribución del informe de la Auditoría.
El informe de la auditoría debería emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si se retrasa, las razones deberían comunicarse al auditado y a las personas responsables de la gestión del programa de auditoría.
El informe de la auditoría debería estar fechado, revisado y aceptado, según sea apropiado, de acuerdo con el programa de auditoría.
A continuación, el informe de la auditoría debería distribuirse a las partes interesadas pertinentes definidas en el programa de auditoría o en el plan de auditoría. Al distribuir el informe de la auditoría, deberían tenerse en cuenta las medidas apropiadas para asegurar la confidencialidad.
Registros de Auditoría.
- Programa de auditoria
- Plan de auditoria
- Lista de verificación
- Reporte de no conformidades
- Informe de Auditoria
- Competencia del auditor
Definición de registros y formatos.
Los registros del sistema son las evidencias de las tareas realizadas en el sistema de gestión de la calidad. Además, los registros son la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad.
Preparación de los documentos de trabajo de auditoría.
Al preparar los documentos de trabajo de auditoría, el equipo auditor debería considerar las siguientes preguntas para cada documento.
- ¿Qué registro de auditoría se creará utilizando este documento de trabajo?
- ¿Con qué actividad de la auditoría está relacionado este documento de trabajo en particular?
- ¿Quién será el usuario de este documento de trabajo?
- ¿Qué información se necesita para preparar este documento de trabajo?
Para las auditorías combinadas, deberían desarrollarse documentos de trabajo para evitar la duplicación de actividades de auditoría mediante:
— la agrupación de requisitos similares provenientes de criterios diferentes;
— la coordinación del contenido de listas de verificación y cuestionarios relacionados.
Los documentos de trabajo de auditoría deberían ser adecuados para tratar todos aquellos elementos del sistema de gestión dentro del alcance de la auditoría y puedan facilitarse en cualquier medio.
Selección de las fuentes de información.
Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditoría y pueden incluir lo siguiente:
Entrevistas con empleados y con otras personas;- Observación de actividades y el ambiente de trabajo y condiciones circundantes;
- Información documentada, como políticas, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;
- Registros, tales como registros de inspección, actas de reuniones, informes de auditoría, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones;
- Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;
- Información sobre los planes de muestreo del auditado y sobre cualquier procedimiento para el control de los procesos de muestreo y medición;
- Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, encuestas y mediciones externas, otra información pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores externos;
- Bases de datos y sitios web;
- Simulaciones y modelizaciones.