Realización de la Reunión de Cierre.
La reunión de cierre debería realizarse para presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría.
La reunión de cierre debería estar presidida por el líder del equipo auditor y los representantes de la dirección del auditado deberían asistir y, cuando sea aplicable, debería incluir:
- a los responsables de las funciones o procesos que se han auditado;
- al cliente de la auditoría;
- a otros miembros del equipo auditor;
- a otras partes interesadas pertinentes, según lo determinen el cliente de la auditoría y/o el auditado.
Si es aplicable, el líder del equipo auditor debería advertir al auditado de las situaciones encontradas durante la auditoría que pueden disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría. Si está definido en el sistema de gestión o por acuerdo con el cliente de la auditoría, los participantes deberían acordar el periodo de tiempo para un plan de acción que trate los hallazgos de la auditoría.
El grado de detalle debería tener en cuenta la eficacia del sistema de gestión para alcanzar los objetivos del auditado, incluyendo consideraciones sobre su contexto y los riesgos y oportunidades. La familiaridad del auditado con el proceso de auditoría también debería tenerse en cuenta durante la reunión de cierre, para asegurarse de que se proporciona el nivel correcto de detalle a los participantes.
Para algunas situaciones de auditoría, la reunión puede ser formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia, deberían conservarse. En otras situaciones, por ejemplo, en auditorías internas, la reunión de cierre puede ser menos formal y consistir solo en comunicar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de la misma.
Cuando sea apropiado, en la reunión de cierre debería explicarse al auditado lo siguiente:
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- advertir que la evidencia de la auditoría recopilada se basó en una muestra de la información disponible y no es necesariamente totalmente representativa de la eficacia global de los procesos del auditado;
- el método de presentación de la información;
- la manera en que deberían tratarse los hallazgos de auditoría basándose en el proceso acordado;
- las posibles consecuencias de no tratar adecuadamente los hallazgos de auditoría;
- la presentación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que se comprendan y se reconozcan por la dirección del auditado;
- cualquier actividad posterior a la auditoría relacionada (por ejemplo, implementación y revisión de acciones correctivas, tratamiento de quejas de la auditoría, proceso de apelación).
Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría o las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado debería discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve, deberían registrarse todas las opiniones. Si lo especifican los objetivos de la auditoría, pueden presentarse recomendaciones de oportunidades para la mejora. Se debería enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias.
Conclusión sobre la Realización de la Reunión de Cierre.
La reunión de cierre es una etapa fundamental en el proceso de auditoría, ya que es el momento en el que se presentan y discuten los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Es importante que en esta reunión estén presentes los representantes clave de la organización auditada, para garantizar que los resultados se entienden claramente y se reconozcan las áreas de mejora o no conformidades.
La reunión debe facilitar la comunicación clara y abierta entre el equipo auditor y la organización, permitiendo que las discrepancias o dudas se resuelvan de manera colaborativa. El enfoque principal debe estar en mejorar el desempeño ambiental y asegurarse de que se tomen las acciones correctivas necesarias.
Además, es crucial que las organizaciones comprendan que los hallazgos de la auditoría se basan en muestras de información, lo que implica que no siempre representan la totalidad de los procesos auditados. Por esta razón, los resultados deben tomarse como una guía para optimizar el sistema de gestión ambiental.
La actitud proactiva del auditado es clave para gestionar las oportunidades de mejora y prevenir futuros problemas, asegurando un seguimiento adecuado de las acciones correctivas. Aunque las recomendaciones presentadas por el auditor no son obligatorias, pueden ser un recurso valioso para continuar mejorando los procesos.
Propósito de la Reunión de Cierre
La reunión de cierre pretende:
- Clarificar las no conformidades y otros hallazgos importantes.
- Promover la mejora continua a través de las oportunidades de mejora y la implementación de acciones preventivas.
- Servir como una herramienta para que la auditoría interna se convierta en un motor de mejora y no solo en una identificación de problemas.
La duración de esta reunión suele ser de entre 30 minutos a 60 minutos, dependiendo del alcance de la auditoría y del número de hallazgos.