Realización de Reunión de Apertura.
Propósito:
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- Confirmar el acuerdo de todos los participantes (por ejemplo, auditado, equipo de auditoría) con el plan de auditoría.
- Presentar al equipo de auditoría y sus roles.
- Garantizar que se puedan realizar todas las actividades de auditoría planificadas.
Instructivo reunión de apertura.
- Presentar al equipo auditor y permitir la presentación de los auditados.
- Confirmar el objetivo, los criterios y el alcance de la auditoría.
- Explicar y confirmar la agenda de la auditoría.
- Establecer los métodos de recopilación de información que serán usados en la auditoría.
Se tiene que celebrar una reunión de apertura con la dirección del auditado y, en el momento apropiado, con todos los responsables de los diferentes procesos que se quieren auditar. Durante la reunión se debe proporcionar la oportunidad de realizar preguntas.
El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de auditoría. En muchos casos, la auditoría interna en una empresa pequeña, la reunión de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se está realizando una auditoría y se debe explicar la naturaleza de la auditoría.
Para otras situaciones de auditoría, la norma ISO 19011, la reunión puede que se realice de manera formal y se debe mantener el registro de los asistentes. El líder del equipo auditor debe llevar la reunión, y debe considerarse los diferentes puntos, en el momento en el que sea apropiado:
- Presentar a los participantes, incluyendo todos los observadores y las guías, además de realizar una descripción general de sus funciones.
- Confirmación de los objetivos, alcanzar los criterios de la auditoría.
- Confirmación del plan de auditoría y de otras disposiciones pertinentes con el auditado, como la fecha y la hora en la que se produzca la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia y con la alta dirección.
- Presentar los métodos que se van a utilizar para realizar la auditoría, incluyendo la aclaración del auditado, ya que es evidente que la auditoría se basa en una muestra de toda la información disponible.
- Presentar los métodos para gestionar los riesgos para que la empresa pueda comprobar los resultados de la presencia de sus miembros en el equipo auditor.
- Confirmar todos los canales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.
- Confirmar el idioma que se quiere utilizar durante la auditoría.
- Confirmar que el auditado será informado de todo el progreso de la misma.
- Confirmar que existen los recursos necesarios parar el equipo auditor.
- Confirmar todos los temas que se relacionan con la confidencialidad y la seguridad de la información.
- Confirmar los diferentes procedimientos pertinentes para el equipo auditor que se encuentra relacionado con la protección y la salud.
- Información del método de presentación de la información sobre hallazgos de la auditoría incluyendo la categorización.
- Información sobre las condiciones bajo las cuales la auditoría puede darse por terminada.
- Información sobre la reunión de cierre.
- Información sobre cómo tratar los diferentes hallazgos encontrados durante la auditoría.
La presentación de información sobre los siguientes elementos se debería considerar, según corresponda:
- El método de informar los hallazgos de la auditoría, incluidos los criterios para la calificación, si corresponde
- Condiciones bajo las cuales puede darse por terminada la auditoría.
- Cómo tratar con posibles hallazgos durante la auditoría.
- Cualquier sistema de retroalimentación del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluidas las quejas o apelaciones.