Preparación de la información Documentada para la Auditoría.
Los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para referencia y registro de evidencias de la auditoría.
La información documentada para la auditoría puede incluir:
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- listas de verificación físicas o digitales;
- detalles de muestreo de auditoría;
- información audiovisual.
El uso de estos medios no debería restringir la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría.
NOTA Se proporciona orientación sobre la preparación de documentos de trabajo de auditoría en A.13.
Listas de verificación de auditoría.
Guía usada por el auditor para evaluar algunos requisitos de la norma. Algunas características son:
- Ayudar a controlar el tiempo teniendo claridad en lo que se debe evaluar en el proceso.
- Obtener las evidencias de la auditoría en un orden lógico.
- Facilitar el cubrimiento de todas las actividades necesarias.
- Establecer un “hilo conductor” en el desarrollo de la auditoría.
La información documentada preparada para la auditoría, y la que resulta de su uso, debería conservarse al menos hasta que finalice la auditoría, o según se especifique en el programa de auditoría. La conservación de la información documentada después de finalizada la auditoría se describe en el apartado 6.6. La información documentada generada durante el proceso de auditoría que contenga información confidencial o protegida debería salvaguardarse de manera adecuada en todo momento por los miembros del equipo auditor.
¿Qué son las listas de verificación?
Una lista de comprobación (checklist, en inglés) es una herramienta de ayuda en el trabajo diseñada para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea.
¿Para qué sirven las listas de chequeo?
Las principales usos de las checklist son los siguientes:
- Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
- Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos inspeccionados.
- Verificar o examinar artículos.
- Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos.
- Verificar y analizarlas operaciones.
- Recopilar datos para su futuro análisis.
Ventajas de la checklist de auditoría.
La experiencia de muchos auditores y los textos especializados a disposición de los profesionales de la calidad, señalan que las ventajas de utilizar listas de verificación en auditoría son las siguientes:
- Facilitan la planificación de la labor de auditoría.
- Garantizan una ruta para seguir y un enfoque coherente cuando se trata de varios auditores.
- Sirven como herramienta para crear un cronograma de trabajo.
- Evitan que el auditor olvide abordar algún tema, hacer alguna pregunta o revisar un proceso.
- Sirven para añadir notas importantes para la elaboración de los informes finales.
- Proporcionan asistencia al auditor con poca experiencia.
- Garantiza que la tarea se desarrolle de manera sistemática e integral, y que se recaude la evidencia adecuada.
- Proporcionan una estructura sólida y una continuidad que garantiza llegar al final siempre centrándose en el objetivo principal.
- Pueden ser utilizados como evidencia y como referencia para futuras auditorías.
- Proporciona evidencia de que se realizó la tarea paso a paso.
- La lista permanece como registro de que se examinó a fondo el SGC.
Las desventajas de la checklist de auditoría.
Por supuesto, no todos los auditores tienen la misma opinión. Las desventajas que encuentran algunos de ellos son las siguientes:
- Pueden intimidar al auditado, que se siente interrogado y cuestionado, antes que entrevistado.
- Puede limitar la visión del auditor, y evitarle seguir el camino que le indiquen su intuición y su experiencia.
- Obligan a una planificación única y no siempre la mejor de la auditoría.
- Resultan restrictivas cuando se utilizan como guía única de la tarea.
- Cuando el auditado conoce las listas de verificación, puede manipular a un auditor novato, ocultando problemas graves de calidad.
- Puede, eventualmente, hacer incurrir a los auditores en tareas repetitivas y duplicadas.
- En determinadas industrias, o en sectores altamente regulados, es probable que la lista no responda a las expectativas de la auditoría.
- Algunas listas son estrechas, no permiten profundizar en base a la respuesta del auditado y no permiten asumir otros enfoques sobre la marcha.
Ejemplo de lista de verificación de auditoría.
