7.5 Información Documentada.
7.5.1 Generalidades.
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
-
- La información documentada requerida por esta Norma Internacional.
- La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.
NOTA. La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a:
- El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
- La necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos.
7.5.2 Creación y actualización.
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
-
- a. La identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia).
- b. El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico).
- c. La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.3 Control de la información documentada.
La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
-
- Esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite.
- Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad).
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:
- Distribución, acceso, recuperación y uso.
- Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad.
- Control de cambios (por ejemplo, control de versión).
- Conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe determinar, según sea apropiado, y controlar.
NOTA. El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.
Una organización debería crear y mantener información documentada suficiente, de manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuado y eficaz.
El enfoque principal debería centrarse en la implementación del sistema de gestión ambiental y en el desempeño ambiental, no en un complejo sistema de control de información documentada.
Además de la información documentada requerida en los capítulos específicos de esta Norma Internacional, una organización puede decidir crear información adicional documentada, para propósitos de transparencia, responsabilidad y obligación de rendir cuentas, continuidad, coherencia, formación o para facilitar las auditorías.
Se puede usar información documentada creada originalmente para propósitos diferentes del sistema de gestión ambiental.
La información documentada asociada con el sistema de gestión ambiental se puede integrar con otros sistemas de gestión de la información implementados por la organización. No es necesario que se presente en forma de manual.