Comunicación.
7.4.1 Generalidades.
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan:
- Qué comunicar.
- Cuándo comunicar.
- A quién comunicar.
- Cómo comunicar.
Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:
- Tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.
- Asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.
La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda.
7.4.2 Comunicación interna.
La organización debe:
- Comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda.
- Asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua.
7.4.3 Comunicación externa.
La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
La comunicación debería:
- Ser comprensible para las partes interesadas
- Ser transparente, es decir, que la organización está abierta a informar sobre el origen de la información presentada
- Ser apropiada, de manera que la información satisfaga las necesidades de las partes interesadas pertinentes, permitiendo su participación
- Ser veraz y que no conduzca a engaño a quienes confían en la información presentada
- Estar basada en hechos, ser exacta y fiable
- No excluir información relevante
La comunicación es un proceso de dos vías, hacia fuera y hacia adentro de la organización.
Cuando se establecen los procesos de comunicación, se debería considerar la estructura organizacional interna para asegurar la comunicación con los niveles y funciones más apropiados.
La información que recibe la organización puede contener solicitudes de las partes interesadas sobre información específica relacionada con la gestión de sus aspectos ambientales, o puede contener impresiones u opiniones generales acerca de la forma en que la organización lleva a cabo dicha gestión.
Estas impresiones u opiniones pueden ser positivas o negativas. En el último caso (por ejemplo, quejas), es importante que la organización de una respuesta rápida y clara. Un análisis posterior de estas quejas puede proporcionar información valiosa para detectar oportunidades de mejora para el sistema de gestión ambiental.